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Arbeitszeugnis selbst schreiben

« Selbstgeschaufeltes Karriere-Grab oder nützliche Chance? »

Wer kennt es nicht? Der eigene Chef ist wieder einmal völlig unter Druck und hat nur noch für die wichtigen Dinge Zeit. Die Papierarbeit kommt in dieser Situation ganz am Ende. Will der Arbeitnehmer in einem solchen Moment ein Arbeits- oder ein Zwischenzeugnis erhalten und gibt es keine Personalabteilung, wie es in kleinen Betrieben häufig der Fall ist, steht er mit seinem Problem schnell alleine da. Ist es sinnvoll, in einem solchen Moment das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben? Eventuell auf gekaufte Vorlagen zurückzugreifen? Wir wägen Chancen und Risiken ab.

Möglichkeiten und Gefahren

Ermöglicht der Chef, dass der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis selbst schreiben darf, steht dieser vor einer schwierigen Entscheidung und muss die Chancen und Risiken prüfen. Die Chancen sind klar zu sehen: Meistens weiß ein Arbeitnehmer selbst am besten, welche Aufgaben, Erfahrungen, Projekte und Erfolge er in seinem Arbeitsverhältnis erreicht hat. Darüber hinaus kann nur der Arbeitnehmer beurteilen, welche Aufgaben, Erfahrungen und Erfolge in Bezug auf seine angestrebte weitere berufliche Entwicklung relevant sind und daher im Arbeitszeugnis besonders umfangreich ausgeschmückt werden sollen. Kurz gesagt: Niemand wird sich bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses mehr Mühe geben als der Arbeitnehmer selbst. So kann er seine vielleicht eher durchschnittliche Bewerbung aufwerten und sich für andere Arbeitgeber attraktiv machen.

In diesem Fall kann ein selbsterstelltes Zeugnis der entscheidende Helfer für die Karriereleiter sein.

Ein zweiter Vorteil beim eigenständigen Schreiben ist die Kurzfristigkeit. Der vielbeschäftigte Chef ist außen vor und muss nur eine kurze Unterschrift leisten. Das Dokument steht somit viel früher zur Verfügung und die Bewerbungsunterlagen sind schneller vollständig. Doch es bestehen auch Risiken, wenn der Mitarbeiter das Arbeitszeugnis selbst schreiben soll. Die Gefahren sind nicht so schnell erkennbar, müssen jedoch abgewogen werden.

Person stempelt Dokument
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Das eigenständige Schreiben ist nämlich nur Angestellten empfohlen, die die komplizierten Fallstricke der Zeugnissprache kennen. Bei der Formulierung von Zeugnissen besteht ein eigener Zeugniscode. Diesen müssen die Arbeitnehmer kennen, da sonst jedes Wort nachteilige Folgen haben könnte. Ungeschulte Mitarbeiter sollten in diesem Fall auf Vorlagen für Arbeitszeugnisse zurückgreifen. Hierdurch können unabsichtliche Fehler, die die Karriere verbauen, vermieden werden. Vorlagen eignen sich wunderbar, wenn man ganz sicher gehen möchte, dass jede Formulierung richtig und rechtlich abgesichert ist.

Das Recht auf Arbeitszeugnisse

Die gesetzlichen Regelungen zu den Arbeitszeugnissen sind klar festgehalten. Fordert ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses an, so muss dieses nach §109 GewO ausgestellt werden. Der Arbeitgeber kann sich rechtlich nicht darauf berufen, diese Aufgabe an seinen Mitarbeiter zurückzugeben. Ebenso wenig kann der Arbeitnehmer fordern, das Zeugnis selbst schreiben zu dürfen. Er kann den Arbeitgeber höchstens darum bitten, wobei bei einem guten Arbeitsverhältnis der Chef dieses Anliegen dankend annehmen wird. Der vom Arbeitnehmer angefertigte Entwurf kann dann mit dem Vorgesetzten und der Personalabteilung diskutiert werden. Sind sich alle Parteien über die Formulierungen einig, wird auf Basis des Entwurfs des Arbeitnehmers die endgültige Version des Arbeitszeugnisses von der Personalabteilung erstellt.

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Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis

Ein Arbeitszeugnis steht dem Angestellten bei einem Jobwechsel zu. Daneben existieren Zwischenzeugnisse, die bei einem Stellenwechsel im Unternehmen, bei einem Führungskräftewechsel oder bei Ende der Probezeit ausgestellt werden. Darüber hinaus gibt es bestimmte Mitarbeiterbewertungen wie Praktikantenzeugnisse, Traineezeugnisse, Werkstudentenzeugnisse oder Auszubildendenzeugnisse.

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Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis wählen. Dieses beinhaltet neben den reinen Daten zur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, die in einem einfachen Dokument stehen, viele weitere Informationen zum Mitarbeiter. Es wird festgehalten, welche Qualifikationen er hat, wie seine Leistungen waren und welches Sozialverhalten er im Arbeitsalltag zeigte. Da Zeugnisse nur wohlwollende Formulierungen beinhalten dürfen, sind alle diese Angaben verschlüsselt niedergeschrieben.

Klassischer Aufbau für Arbeits- und Zwischenzeugnisse

Möchte ein Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis selbst schreiben, ist es ratsam, dass dieser sich an den allgemeingültigen Aufbau hält. Wird dieser nicht beachtet, können Personalchefs schnell Zweifel kommen, was der bisherige Arbeitgeber mit Formulierungen aussagen möchte. Zunächst sollte der Mitarbeiter darauf achten, dass er ein offizielles Dokument seines Arbeitgebers nutzt, welches mit Briefkopf und Logo bedruckt ist. Überschrieben ist das Dokument mit dem Wort „Arbeitszeugnis“. Anschließend folgen die Daten des Arbeitnehmers mit Namen, Geburtsdatum und Beschäftigungsdauer. Darauf schließen sich die Tätigkeitsfelder im Unternehmen mit allen Positionen an.

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Im Anschluss kommt es zur eigentlichen Beurteilung. Hier werden Bewertungen der Arbeitsbereitschaft, der Arbeitsweise, der Fachkompetenz, der speziellen Fähigkeiten, der Führungskompetenzen und zum Sozialverhalten gegenüber Angestellten, Kunden und Vorgesetzten gemacht. Abschließend wird jeweils ein Satz zum Grund des Ausscheidens und zu den Zukunftswünschen gemacht. Fehlt einer dieser Sätze, wird dies von zukünftigen Arbeitgebern meist negativ aufgefasst, da davon ausgegangen werden muss, dass der Abschied nicht völlig positiv verlaufen ist. Außerdem lässt sich an der Formulierung im Schlusssatz erkennen, wie sehr das Bedauern über den Abgang ausfällt. Die Unterschrift des Arbeitgebers und das Datum beenden das Formular.

Der berühmte Zeugniscode

Traut ein Arbeitnehmer sich zu, den Bewertungsteil selbst zu schreiben, so muss er die Formulierung im Arbeitszeugnis genau kennen und beachten. Er hat darauf zu achten, die Zeugnissprache so einzubauen, dass zukünftige Arbeitgeber von seiner Person überzeugt werden, ohne dass er in klassische Fallen tappt. Der Zeugniscode beschreibt einen Arbeitnehmer in den Noten 1 bis 5, ohne dabei negativ zu werden. Dies hat den Hintergrund, dass nach § 109 Gewerbeordnung nur wohlwollende Formulierungen in den Zeugnissen stehen dürfen. Je nach Abstufung der positiven Nennung können Noten erzeugt werden. Ein „zur vollen Zufriedenheit“ ist dabei nicht so gut wie „zur vollsten Zufriedenheit“ oder gar „stets zur vollsten Zufriedenheit“. Durch diese kleinen Abstufungen können komplett andere Eindrücke erzeugt werden. Daher ist es enorm wichtig, dass die Formulierungen der anerkannten Zeugnissprache entsprechen.

Eine Formulierung, die für den Laien positiv klingt, kann für den Personaler schnell das Gegenteil bedeuten.

Gleiches gilt für zusätzliche Informationen, die über ein Zeugnis mitgeteilt werden. Steht eine Formulierung zum „geselligen Mitarbeiter“ im Text, so kann von Alkoholkonsum ausgegangen werden. Ein Angestellter, der seine Bewertung selbst schreibt, sollte daher auf unnötige Zusatzinformationen verzichten, die zu Missverständnissen führen könnten. Vielmehr ist es sinnvoll, Talente und Eigenschaften positiv zu erwähnen und diese mit guten Noten zu versehen. Auf diese Weise kann ein Arbeitnehmer mit einem selbst geschriebenen Dokument glänzen und beim Jobwechsel hiervon profitieren.

Vorlagen kaufen und Risiko verringern

Fühlt sich ein Arbeitgeber bei der Erstellung seines eigenen Zeugnisses unsicher, muss er nicht gleich darauf verzichten, das Dokument selbst zu schreiben. Er hat die Möglichkeit, vorformulierte Vorlagen zu kaufen und diese für sich selbst individuell zu gestalten. Die Vorlagen lassen sich bereits in den verschiedenen Noten beziehen oder einzelne Textbausteine werden für sich verwendet. Je nach Beruf stehen vorformulierte Arbeitszeugnisse zur Verfügung, die die Arbeitgeber perfekt nutzen können, um sich selbst ein optimales Zeugnis auszustellen.

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Neben den Arbeitszeugnissen lassen sich auf Wunsch Ausbildungszeugnisse, Praktikantenzeugnisse oder Zwischenzeugnisse beziehen. Auf diese Weise besteht kein Risiko bei der eigenständigen Erstellung der Arbeitszeugnisse. Die Formulierung im Arbeitszeugnis ist in den Vorlagen anwaltlich geprüft und kann von den Mitarbeitern gefahrlos genutzt werden.