Die Kalkulation im Businessplan

Aller Anfang ist schwer – dies trifft hervorragend auf die Existenzgründung zu. An deren Anfang steht die Erstellung eines Businessplans. Hier müssen Gründer auch die eigene Finanzplanung vornehmen, um finanzielle Risiken zu vermeiden. Die Planung umfasst unter anderem die Berechnung sämtlicher Kosten – hierzu gehört beispielsweise auch der Unternehmerlohn. Doch wie funktioniert die Kalkulation im Businessplan genau? Erfahren Sie mehr.

Notwendigkeit der Kalkulation im Businessplan

Der Businessplan dient zur Information externer Stakeholder und der Überzeugung von Geschäftspartnern. Gerade Gründer haben es oftmals schwer, Banken, Lieferanten oder Partner zu überzeugen. Schließlich fehlt der Blick auf eine erfolgreiche Unternehmenshistorie. Der Unternehmensplan muss dieses Manko wettmachen und insbesondere bei der Finanzplanung überzeugen. Auch für den Gründer selbst ist die sorgfältig ausgearbeitete Finanzplanung ein wichtiger Bestandteil eines Businessplans. Nur wer eine klare Vorstellung von den Gesamtkosten hat, kann realistisch die Preise bestimmen.

Bedeutung der Preiskalkulation

Die Preiskalkulation bezeichnet die Berechnung des Verkaufspreises, zu dem ein Produkt oder eine Dienstleistung auf dem Markt angeboten wird. Ziel ist ein hoher Gewinn. Die gewählte Preisstrategie spielt dabei eine entscheidende Rolle: Niedrige Preise für breite Kundenansprache oder höhere Preise für qualitativ bessere Produkte und besseren Service.

Der Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung muss so kalkuliert werden, dass er mindestens kostendeckend ist, gleichzeitig sollte er auch konkurrenzfähig sein und nicht zu hoch ausfallen. Um den richtigen Preis zu berechnen müssen verschiedene Kostenpunkte betrachtet werden – gegebenenfalls muss nach einiger Zeit analysiert werden, wo sich Einsparungen erzielen lassen. Dabei spielen sowohl die Fixkosten als auch die variablen Kosten eine Rolle. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie kann der Preis festgelegt werden, um alle Kosten zu decken?
• Welche Gewinnspanne sollte in die Kalkulation einbezogen werden?
• Welche Preise sind typisch für das Produkt in diesem Markt?
• Was sind die aktuellen Preise bei meinen Wettbewerbern?
• Wie ist die finanzielle Lage meiner potenziellen Kunden einzuschätzen?

Relevante Faktoren für die Preisbestimmung

Für die Preiskalkulation sind verschiedene Faktoren maßgeblich. Dazu zählen vor allem die anfallenden Kosten, die in fixe und variable Kosten unterteilt werden, und natürlich ein Gewinnzuschlag. Schließlich möchten Sie nicht nur kostendeckend arbeiten, sondern mit Ihrem Unternehmen auch Gewinne erzielen. Zu guter Letzt sollten Sie bei der Preisbestimmung auch die Kunden und den Wettbewerb berücksichtigen.

Es ist außerdem zwischen dem Verkauf von Produkten und dem Anbieten einer Dienstleistung zu unterscheiden. Während Unternehmen beim Verkauf von Produkten vorrangig die Herstellungskosten decken müssen, beschränkt sich der finanzielle Aufwand der Dienstleistungsbranche hauptsächlich auf den Mitarbeiterlohn.

Bei der Produktion müssen die Verantwortlichen zunächst die Produktionskosten ermitteln, da diese selbstredend kompensiert werden müssen.

Fixe und variable Kosten

Fixe Kosten wie die Miete, Abschreibungen, Versicherungen sowie variable Kosten wie Material- und Energiekosten für den Betrieb einer Maschine müssen für die Preiskalkulation im Businessplan berücksichtigt werden. Diese ergeben zusammen die Gesamtkosten. Anhand der Gesamtkosten lässt ich der Break-Even-Point ermitteln, der zeigt, ab welchem Punkt die fixen und variablen Kosten gedeckt wären und wie viele Erzeugnisse das Unternehmen verkaufen muss, um die Gewinnzone zu erreichen.

Wettbewerb

Auch die Konkurrenz im Markt spielt eine wichtige Rolle. Zu Beginn der Kalkulation sollten Sie daher die Wettbewerber analysieren, um sich ein Bild von deren Angebot und der dazugehörigen Preisgestaltung machen zu können. Auch die verfolgten Preisstrategien von Wettbewerbern und eine Gegenüberstellung zur eigenen Preispolitik sind hilfreich.

Wenn Ihre Mitbewerber bereits Marktpreise festlegen, ist es nicht nur wichtig, einen kostendeckenden Angebotspreis zu bestimmen. Sie müssen vielmehr prüfen, ob Sie in der Lage sind, mit den vorhandenen Marktpreisen Ihre Herstellungskosten zu decken und einen zusätzlichen Deckungsbeitrag oder Gewinn zu erzielen.

Als neuer Marktteilnehmer haben Sie zwei Möglichkeiten, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben: Entweder bieten Sie bei vergleichbarer Qualität günstigere Preise an oder Sie bieten bei ähnlichem Preis eine verbesserte Qualität an.

Kunden

Letztlich muss auch die Zielgruppe und deren Zahlungsbereitschaft bei der Preisfestlegung berücksichtigt werden. Schließlich kann ein Produkt nur dann verkauft werden, wenn die Preisbereitschaft der Kundschaft nicht überschritten wird.

Kunden zeigen je nach Markt und Wettbewerb unterschiedliches Kaufverhalten. Etwa ein Drittel der Kunden orientiert sich hauptsächlich am Preis und akzeptiert leichtere Qualitätseinbußen für einen günstigeren Kaufpreis. Im Gegensatz dazu legen Qualitätskäufer mehr Wert auf die gebotene Leistung als auf den Preis. Sie sind bereit, für bessere Qualität und mehr Nutzen einen höheren Preis zu zahlen.

Ebenfalls zu berücksichtigen: Unternehmerlohn

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Bei der Preiskalkulation ist auch der Unternehmerlohn zu berücksichtigen, schließlich möchten Unternehmer auch Gewinn erwirtschaften und ihr Privatleben finanzieren.

Der Unternehmerlohn sollte alle privaten Lebenshaltungskosten umfassen, dazu gehören:

• Miete
• Lebensmittel
• Kleidung
• Nebenkosten wie Strom, Heizung und Wasser, Müllabfuhr
• Kosten für Telekommunikation
• Versicherungen, usw.

Eine klare Darlegung der privaten Kosten ist entscheidend, um im Businessplan einen überzeugenden Finanzplan präsentieren zu können. Dies ist besonders wichtig, um Investoren oder Banken zu überzeugen. In diesem Zusammenhang müssen Entnahmen (bei Personengesellschaften) oder Gehälter (bei Kapitalgesellschaften) deutlich benannt werden.

Zu einem soliden Businessplan gehört ein Liquiditätsplan. Hier sind alle Einnahmen und Ausgaben für die ersten Monate des Unternehmens aufgeführt. Dieser Plan ähnelt einer Einnahmen/Ausgaben-Rechnung, die jeder Selbstständige erstellen sollte. Er erfasst nicht nur Gründungskosten, betriebliche Versicherungen und Wareneinkäufe, sondern auch Mitarbeitergehälter und Entnahmen.

Dabei unterscheidet sich die Art und Weise der Geldentnahme je nach gewählter Rechtsform. Während Einzelunternehmer benötigtes Geld ganz unkompliziert und in beliebiger Höhe entnehmen können, beziehen die Führungspersonen von Kapitalgesellschaften (Geschäftsführer, Vorstand) ein fix vereinbartes Monatsgehalt. Da dies die Kosten des Unternehmens erhöht, werden die Gehälter bei Kapitalgesellschaften in der Kostenplanung berücksichtigt. Der Unternehmerlohn des Einzelunternehmers hingegen ist Bestandteil des Gewinns, der in der Rentabilitätsplanung berechnet wird und kein Gehalt.

Fazit: Je nach Rechtsform bedarf es einer genauen Differenzierung. Vorlagen für Businesspläne können hierbei unterstützen.

Beispiel für eine Preiskalkulation im Businessplan

Tabelle: Preiskalkulation für produzierende Betriebe (eigene Darstellung in Anlehnung an IHK München)

Die Preiskalkulation für Freiberufler, Dienstleister und Handwerker

Handwerkliche Arbeiten und Dienstleistungen sind vorrangig durch das Verkaufen von Arbeitszeit geprägt. Zentrales Element für die Preiskalkulation ist also die verfügbare Arbeitszeit. Freiberufler, Handwerker und Dienstleister rechnen ihre Leistungen daher meist über einen Stundenverrechnungssatz ab. Wie der Name bereits sagt, werden dem Kunden die Leistungen hierbei stundenweise in Rechnung gestellt.

Doch wie berechnet man einen Stundensatz?

Zunächst ist es notwendig, die jährlichen Gesamtkosten des Unternehmens zu ermitteln. Die Gesamtkosten umfassen alle Bestandteile, die zur Ausübung der gesamten Geschäftstätigkeit über ein ganzes Jahr hinweg notwendig sind. Dies können Löhne, Gehälter, Materialkosten, Lebenshaltungskosten, Kfz-Kosten und viele weitere sein.

Im zweiten Schritt wird die Summe aller (theoretisch) leistbaren Arbeitsstunden unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und möglichen Krankheitstagen berechnet. Hierbei ist wichtig, realistisch zu sein, denn Stunden, die man nicht als Arbeitszeit anbieten kann, kann man auch nicht in Rechnung stellen (fakturieren).

Teilt man nun die gesamten Kosten durch die Zahl der fakturierfähigen Stunden, erhält man den Basis-Stundensatz, mit dem das Unternehmen eine genaue Kostendeckung erzielen würde. Anschließend wird die geplante Gewinnmarge auf den Basis-Stundensatz aufgeschlagen, um den Netto-Stundenverrechnungssatz zu ermitteln. Der Brutto-Stundenverrechnungssatz oder auch Stundenlohn ergibt sich dann durch Aufschlagen der Umsatzsteuer.

Die Preiskalkulation im Handel

Händler verwenden einen Handelsaufschlag, um ihre Waren zu kalkulieren. Der Handelsaufschlag repräsentiert die Gewinnspanne und wird nach folgender Formel berechnet:

Handelsaufschlag = Gesamtkosten x 100 / Wareneinsatz

Unsere Businessplan-Vorlagen für Freiberufler, Dienstleistungsunternehmen, Industrie und Handel oder Handwerk und andere Branchen enthalten exemplarische Kalkulationen, auf welche Art und Weise der jeweilige Stundenlohn berechnet werden kann. Dies ist sehr hilfreich, denn um die Kalkulation ehrlich und zukunftsorientiert aufzustellen, sollten Unternehmer alle Kosten bedenken, die regelmäßig fällig sind. Dies reicht von der Miete und den monatlichen Beiträgen für Vereine bis zu den Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Tipps für die Preiskalkulation

Fixkostendegression nutzen

Bei der Preiskalkulation gibt es zahlreiche Tipps, die Unternehmern und Selbstständigen helfen können. Häufig ist der Gedanke weit verbreitet, dass Preisreduzierungen weniger Geld für das Unternehmen bedeuten. Dies ist jedoch nicht zwingend der Fall. Bei einer Erhöhung des Absatzes kann es sinnvoll und möglich sein, die Preise zu reduzieren. Die sogenannte Fixkostendegression bezeichnet hier den Effekt, dass im Zuge der Massenproduktion die Fixkosten pro Stück sinken. Dies wirkt sich positiv auf die Entwicklung der Kosten und Gewinne aus.

Fixkosten senken

Zudem ist es wichtig, als Unternehmer regelmäßig zu prüfen, wie sich die eigenen Fixkosten reduzieren lassen. Gründer sollten sich am Anfang nicht überschätzen. Große Büroräume sind oft unnötig und verursachen hohe Fixkosten. Vielmehr senkt eine vergleichsweise günstige Miete die fixen Kosten erheblich. Bei wirtschaftlichem Erfolg können Unternehmen immer noch in eine repräsentative Einrichtung ziehen. Durch die Senkung der Fixkosten ist ein geringerer Preis möglich. Der Break-Even-Point verändert sich, die Gewinnspanne steigt.

Gewinnmarge prüfen

Zu guter Letzt kann es auch sinnvoll sein, die eigenen Vorstellungen hinsichtlich der Gewinnmarge zu überdenken. Wer mit Zwang zu viel Gewinn erwirtschaften will, geht ein hohes Risiko ein. Die Kunden werden Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung anfangs (noch) nicht kennen und müssen sich zunächst von der Qualität überzeugen. Das fällt oftmals leichter, wenn die Preise nicht zu hoch angesetzt werden.

Unternehmerlohn und zukünftige Entwicklung

Wenn Unternehmen Ihre Preise oder den Stundensatz berechnen, darf die Zukunft nicht außen vor bleiben. Schließlich sollen die Preise oder der Stundensatz für Selbstständige auch langfristig profitabel sein. Die Kalkulation im Businessplan muss folglich regelmäßig überprüft werden, um gestiegene oder zusätzliche Kosten abzudecken und auch in Zukunft kostendeckend und gewinnbringend zu arbeiten.

Fazit

Bei der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung ist es entscheidend zu überlegen, wie viel dafür verlangt werden soll. Die Preisgestaltung ist komplexer als nur die Summe der anfallenden Kosten zu berechnen und einen bestimmten Gewinn darauf zu addieren. Eine fehlerhafte Kalkulation kann dazu führen, dass der Unternehmer potenziell viel Geld verliert, da Kunden eventuell bereit gewesen wären, mehr zu zahlen. Andererseits könnte das Produkt aufgrund eines zu hoch kalkulierten Preises schlecht verkäuflich sein.

Die Preiskalkulation sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn vor allem in den Anfangszeiten der Existenzgründung, wenn die Auftragszahlen noch gering sind, ist es wichtig, dass die Preise und der Stundensatz sorgfältig kalkuliert werden. Nur so lassen sich finanzielle Probleme bestmöglich vermeiden. Und mit einer realistischen Darstellung der Unternehmenszahlen lassen sich auch Investoren, Banken und Partner am besten überzeugen.

FAQ

1. Was ist bei der Preiskalkulation zu beachten?

Neben Ihren Kosten, der Konkurrenz und der Preisbereitschaft der Kunden sollten Sie auch den psychologischen Aspekt berücksichtigen. So wirkt ein Preis von 9,99 EUR auf Kunden günstiger als ein Preis von 10 EUR, obwohl der Unterschied nur 1 Cent beträgt. Machen Sie sich diese psychologische Wirkung zu Nutze.

2. Wie finde ich den richtigen Preis?

Den einen richtigen Preis für Ihr Produkt gibt es nicht, denn Märkte und Preise sind dynamisch. Natürlich ist das Ziel jedes Unternehmers möglichst hohe Preise zu verlangen, dies wird jedoch durch die Zahlungsbereitschaft der Kunden und das Angebot der Wettbewerber begrenzt. Wenn Sie nicht etwas völlig Neues auf dem Markt anbieten, werden sich also irgendwo dazwischen einordnen müssen. Den optimalen Preis finden Sie am besten mit einer Kombination aus kostenorientierter und marktorientierter Preiskalkulation. Aber auch das ist nicht für die Ewigkeit. Sie werden Ihre Preise und Ihre Kalkulation immer wieder überarbeiten und anpassen müssen.

3. Was gehört zu den Fixkosten?

Fixkosten fallen unabhängig von der Auslastung oder den Aufträgen des Unternehmens an und bleiben konstant. Diese beinhalten:

• Gehälter
• Zinsen
• Mieten
• Leasingraten
• Wartungsverträge
• Versicherungen
• Energiekosten (Strom, Wasser usw.)
• Abschreibungen

4. Was gehört zu den variablen Kosten?

Die variablen Kosten, auch als veränderliche Kosten bekannt, variieren abhängig von der Produktionsmenge und dem Aufwand. Sie umfassen:

• Rohstoffe für die Produktion
• Lieferkosten
• Fremdleistungen
• Fracht und Versand
• Provisionen
• Aushilfen und Honorarkräfte
• Reisekosten
• Zusätzliche Kosten für Energie (Strom, Wasser usw.) während der Produktion

5. Wozu braucht man eine Kalkulation?

Eine Kalkulation ist notwendig, um die Kosten und den Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmen. Die Kostenrechnung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem sie hilft, die verschiedenen Kostenarten zu erfassen und auf die Kostenträger zu verteilen, um somit eine fundierte Kalkulation zu ermöglichen.

6. Wie viel Prozent des Umsatzes sollte als Gewinn übrigbleiben?

Die Umsatzrendite gibt an, welcher Prozentsatz des Umsatzes als Gewinn verbleibt. Der Wert sollte nicht unter 5 Prozent liegen, idealerweise liegt er bei 10 bis 15 Prozent oder höher.

7. Was ist der Gewinnzuschlag?

Gewinnzuschlag oder Gewinnaufschlag sind Termini im produzierenden Gewerbe. Sie bezeichnen den Betrag, der den Selbstkosten hinzugefügt wird, um einen Gewinn zu erzielen. Das Handelsunternehmen bezeichnet den Gewinnzuschlag als Handelsspanne.

8. Was ist die langfristige Preisuntergrenze?

Die langfristige Preisuntergrenze deckt sowohl variable als auch fixe Kosten (Deckungsbeitrag). Sie markiert den „Break-Even-Point“, wo der Gewinn Null ist und die Gewinnzone beginnt. Kostenorientierte Preispolitik legt nicht den endgültigen Preis fest, sondern dient als Grundlage zur Beurteilung der Rentabilität von Produktion und Vertrieb.

9. Was ist eine Vorkalkulation und eine Nachkalkulation?

Als Gründer ist es entscheidend, die Kosten vorab und nachträglich genau zu kalkulieren. In der Vorkalkulation berechnen Sie zuerst die Plankosten, basierend auf allgemeinen Branchenwerten, da Erfahrungen aus früheren Aufträgen fehlen. Die Differenz zur Realität wird in der Nachkalkulation deutlich, wenn der tatsächliche Preis mit den realen Kosten verglichen wird.

Regelmäßige Überprüfung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die festgelegten Preise die Kosten decken und den gewünschten Absatz generieren. Im Gegensatz zur Vorkalkulation ergibt die Nachkalkulation keinen Verkaufspreis, sondern endet mit den Selbstkosten des Produkts. Sie ermittelt den Gewinn (oder Verlust) aus den tatsächlichen Zahlungen der Kunden.

10. Welche Kostenarten gibt es?

Kosten umfassen Material-, Fertigungs-, Marketing-, Buchhaltungs- und Vertriebskosten sowie periodenfremde Aufwände wie Steuernachzahlungen. Einzelkosten sind direkt zuordenbar, wie Rohstoffe und Personalkosten. Gemeinkosten sind nicht spezifisch zurechenbar und werden über Schlüssel auf Produkte oder Leistungen verteilt, z.B. Zinsen, Abgaben und Verwaltungskosten.