Café eröffnen

« Checkliste und wichtige Informationen »

Der Traum vom eigenen Café, in dem es herrlich nach frischem Kuchen duftet, das Gebäck liebevoll verziert und mit Leidenschaft angerichtet wird, während der Duft von frisch gekochtem Kaffee in der Luft liegt – eine Wunschvorstellung? Mit der richtigen Herangehensweise und einem guten Businessplan ist die Eröffnung des eigenen Cafés gar nicht so schwierig. Zwar gilt die Existenzgründung in der Gastronomie als relativ hart, aber mit dem passenden Konzept, einem guten Standort und natürlich einem durchkalkulierten Finanzplan steht nicht mehr viel im Wege.

Von der Grundkonzeption bis hin zur richtigen Lage

Bevor ein Gründer loslegen kann und Dinge entstehen lässt, muss im Kopf ein klarer Plan entworfen werden. Ein Café zu eröffnen, nur um damit die Selbstständigkeit zu erreichen, ist sinnlos, wenn am Ende der Erfolg ausbleibt. Aus diesem Grund muss ein Konzept geschaffen werden, welches die potenziellen Kunden letztendlich ansprechen wird. Hierzu gehören in erster Linie die Lage und das Angebot der Lokalität, wobei beide Punkte auch voneinander abhängig sein können.

Die Lage für ein Café ist nicht zu unterschätzen, denn gerade ein schlecht gelegenes Café wird nicht viele Kunden auf sich ziehen. Zudem muss sich ein Café am Markt von den Konkurrenten abheben und daher entweder durch ein gemütliches Ambiente oder über einen besonderen Platz punkten.

Das Ambiente kann beispielsweise durch einen schönen Garten, ein abgestimmtes Interieur oder ein besonders freundliches Personal geschaffen werden. Der besondere Platz ist zum Beispiel das Seecafé, welches Badegäste und Spaziergänger anspricht, das Lokal an der Schleuse, welches Rad- und Kanufahrer beherbergt oder einfach ein Café in einer belebten Einkaufspassage, das durch die Gestaltung und Corporate Identity gut aufgebaut ist.

Neben der Lage entscheidet das Angebot. Dieses lässt sich auf die Lage anpassen, indem beispielsweise in einem Seecafé neben Kuchen auch noch eine Strandbar zum Angebot gehört. Ein Café kann fernab der Lage aber auch nur durch das Konzept bestehen. Hierzu muss alles auf ein bestimmtes Motto abgestimmt sein. Das Motto kann einen regionalen Bezug haben, es kann auf das Gebäude abgestimmt sein, in dem sich die Lokalität befindet oder es behandelt die Vergangenheit des Ladeninhabers.

Welche Auflagen müssen erfüllt werden?

Ist der Plan zur Eröffnung in der Gastronomie gefasst, folgt die Prüfung der Voraussetzungen. Vorab: Eine personelle Qualifikation in Form einer bestimmten Ausbildung gibt es nicht, wenn ein Gründer ein Café eröffnen möchte. Hier reichen zwei Unterrichtungen. Zum einen eine Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz beim Gesundheitsamt und zum anderen bei der IHK ein Vortrag zum Thema „lebensmittelrechtliche Vorschriften und Hygiene“ nach § 4 Gaststättengesetz.

© Vittaya_25 – stock.adobe.com

Um eine Gastronomie zu eröffnen, kommen einige Behördengänge hinzu. Hier sei zunächst die Gewerbeanmeldung genannt, die für 40 EUR beim Gewerbeamt zu bekommen ist. Darüber hinaus ist es abhängig vom Angebot, welche Gaststättenerlaubnis benötigt wird. Der Ausschank alkoholischer Getränke beispielsweise erfordert eine Konzession, die je nach regionalen Preisen zwischen 50 und 400 EUR kostet. Weitere Papiere sind der Ausweis, ein polizeiliches Führungszeugnis, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, der Miet- oder Pachtvertrag und der Grundriss der Lokalität.

Welche Unterlagen im Detail von Nöten sind, hängt zusätzlich von den regionalen Anforderungen ab, sodass vor der Existenzgründung mit den lokalen Behörden gesprochen werden sollte.

Sind alkoholische Getränke im Angebot, besteht außerdem eine Toilettenpflicht, wobei hier erneut regionale Unterschiede herrschen. Ist eine Außengastronomie angeschlossen, ist eine erweiterte Gaststättenkonzession notwendig. Diese kostet zusätzliche Gebühren und muss saisonal beantragt werden. Damit alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, sind stets auf den Jugendschutz, Ladenöffnungszeiten, den Arbeitsschutz und die Entrichtung der GEMA-Gebühren zu achten.

Die Finanzierung des eigenen Cafés

Nachdem die Voraussetzungen geschaffen sind, muss selbstverständlich der Finanzplan ausgearbeitet werden. Während einer Existenzgründung beinhaltet die finanzielle Planung zunächst die Errechnung des kompletten Kapitalbedarfs. Ist eine ganz neue Gastronomie zu eröffnen, fallen hohe Investitionen an. Hierzu zählen Umbaumaßnahmen und die Renovierung in der Lokalität, das Interieur, die Küchenausstattung, das Geschirr mit Besteck, die Kassen, die Bekleidung der Arbeitnehmer und die Erstbestückung mit Lebensmitteln und Getränken. Zu diesem anfänglichen Investitionsbedarf muss eine sinnvolle Finanzierung stehen, bei der in der Regel Banken und Kreditinstitute ins Spiel kommen.

© Monkey Business – stock.adobe.com

Mit einem durchdachten Businessplan für das Café hat ein Gründer gute Chancen auf Kredite bei diversen Geldinstituten. Nach der Erstausstattung sollte der Finanzplan die laufenden Kosten berücksichtigen. Hierzu zählen in erster Linie Pachten und Personalkosten. Doch auch Energie- und Wasserverbräuche, Telefon, Rundfunkbeitrag, GEMA, Wartungskosten, Versicherungen und Neuanschaffungen von verbrauchten Geräten fallen regelmäßig an. Diese gesamten monatlichen Kosten müssen in einem Finanzplan den geplanten Umsätzen mit benötigten Preisen für die einzelnen Produkte gegenübergestellt werden. Es ist wichtig, realistische Einnahmen bei der Finanzplanung zu verwenden und sich nicht zu überschätzen. Steht das komplette Zahlenwerk und sind auch die Lebenshaltungskosten vom Gründer berücksichtigt, kann dieser entscheiden, ob es sich lohnen wird, ein Café zu eröffnen oder ob die Idee verworfen werden muss. An dieser Stelle entscheidet sich die Sinnhaftigkeit der Existenzgründung.

Der Businessplan als Helfer, Leitfaden und Kontrollinstrument

Eine Existenzgründung erfordert einen Businessplan. Dieser dient in erster Linie als Leitfaden, Kontrollinstrument und sorgt dafür, Investoren und Partner zu gewinnen oder um Kredite bei Banken zu bekommen. Ein Businessplan leitet wie ein roter Faden durch die einzelnen Phasen der Gründung. Es besteht hierbei der große Vorteil, dass keine wichtigen Überlegungen vergessen werden können. Im Vordergrund aller Fragen steht bei einem Businessplan immer das Thema Wirtschaftlichkeit.

Alle Überlegungen und Schritte werden hieraufhin durchleuchtet. Ist das Konzept durchdacht? Ist die Zielgruppe vorhanden? Ist die Konkurrenz zu groß? Sind die Preise richtig kalkuliert? Sind die fixen Kosten gedeckt? Bleibt ein Unternehmergehalt? Steht genug qualifiziertes Personal zur Verfügung? Der Gründer wird durch Businesspläne zu Gedanken angeregt, die er sonst vielleicht nicht hätte. An jeder Frage im Geschäftsplan kann er sein Konzept anpassen oder das Projekt Selbstständigkeit sogar stoppen.

Den Gastronomie-Markt bereichern

Nach der erfolgreichen Gründung ist zwar der erste Schritt gemacht, doch ist die dauerhafte Marktpräsenz noch schwieriger als das Eröffnen der eigenen Gastronomie. Aus diesem Grund sind neue Ideen und ein dauerhaftes Marketing unerlässlich. Es ist ein tolles Gefühl, wenn das Geschäft läuft und das durchdachte Konzept Anklang findet. Doch müssen Gründer Ihre Lokalität immer wieder neu erfinden. Es müssen Aktionen stattfinden, die Produktpalette muss variieren, Stammgäste müssen gewonnen werden, Marketing muss betrieben werden und vieles mehr.

© fizkes – stock.adobe.com

Ein Café zu eröffnen kann die Erfüllung eines großen Traums sein, die allerdings mit stetiger Arbeit verbunden ist. Doch Gründer müssen sich immer wieder in Gedanken rufen, dass die Selbstständigkeit ein großer Schritt ist, der viel Arbeit beinhaltet. Vor der Eröffnung, während der Markteinführung und erst recht in der langen Zeit danach. Kreativität, Ausdauer und Fleiß können jedoch am Ende zu einem Zustand führen, in dem der einstige Traum der neue Lebensinhalt wird, mit dem sich dank durchdachter Businesspläne beim Eröffnen gut verdienen lässt.

Zum Abschluss: Die Gründungscheckliste im Schnellüberblick:

• Zielgruppe und Ausrichtung definieren (traditionell, klassisch oder lieber modern und ausgefallen?)
• Einen guten Standort finden, der zur Zielgruppe passt (Fußgängerzone, Einkaufszentrum, Altstadtlage oder an einer Sehenswürdigkeit?)
• Rechtliche Angelegenheiten klären (Konzession, Schulungen, Gewerbeanmeldung)
• Businessplan mit Zielen definieren, Finanzplan aufstellen und Investoren / Partner gewinnen
• Gestaltung des Cafés durchdenken sowie erste mögliche Skizzen der Businessplanung beilegen, Speisekarte mit (kalkulierten!) Preisvorstellungen entwerfen
• Lieferanten überzeugen und erste Deals ausmachen
• Marketingkonzept entwerfen und Corporate Identity mit der Ladengestaltung in Einklang bringen
• Beobachtung der einzelnen Schritte anhand des Businessplans
• Nach der Eröffnung: Regelmäßige Erfolgskontrolle anhand der Geschäftsplanung, mögliche Änderungen / Anpassungen / Neuerungen beschließen