Café eröffnen

von | Nov 13, 2023 | Unternehmensgründung | 0 Kommentare

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Lesezeit: 14 Minuten

Wer möchte nicht ein eigenes Café eröffnen, in dem es herrlich nach frischem Kuchen duftet, das Gebäck liebevoll verziert und mit Leidenschaft angerichtet wird, während der Duft von frisch gekochtem Kaffee in der Luft liegt? Der Alltag eines Café-Betreibers sieht in der Realität jedoch anders aus. Denn eine Existenzgründung in der Gastronomie bringt umfangreiche Verantwortlichkeiten mit sich, insbesondere im Hinblick auf die Gesundheit der Gäste. Dazu gehört ein breites Spektrum an Wissen, das von lebensmittelrechtlichen Kenntnissen bis hin zu Vorschriften im Hygiene- und Infektionsschutzrecht reicht. Aber auch Buchhaltung und Personalführung will gelernt sein und eine Steuererklärung steht auch jedes Jahr ins Haus. Mit der richtigen Vorbereitung und einem guten Businessplan ist die Eröffnung des eigenen Cafés jedoch gar nicht so schwierig. In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Infos, eine Businessplan Vorlage, praktische Tipps und eine Checkliste.

Voraussetzungen um ein Café zu eröffnen

Fachliche Voraussetzungen

Es besteht keine formelle Ausbildungspflicht, so dass grundsätzlich jeder ein Café eröffnen kann. Erfahrung in der Gastronomie und Branchenkenntnisse kommen einem dabei natürlich zu gute. Auch eine Ausbildung in der Gastronomie, etwa als Konditor oder Koch ist eine gute Basis. Darüber hinaus sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse und kaufmännisches Know-how, insbesondere in Steuern und Buchhaltung, hilfreich, um ein Café rechtlich und finanziell korrekt zu führen.

Vorschriften und Genehmigungen

Zwar müssen Sie keine spezielle Ausbildung nachweisen, um ein Café zu betreiben, aber es gibt dennoch einige Voraussetzungen die zu erfüllen sind, bevor Sie Ihr Café eröffnen dürfen. Dazu gehören unter anderem die Teilnahme an Schulungen im Bereich Lebensmittelhygiene und Infektionsschutz und die Anmeldung Ihres Cafés beim Gewerbe- und Finanzamt.

Gewerbeanmeldung, Finanzamt und IHK-Mitgliedschaft

In jedem Fall müssen Sie für Ihr Café eine Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt durchführen und Ihre Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden. Durch die Anmeldung beim Gewerbeamt werden Sie automatisch auch Pflichtmitglied bei der IHK.

Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG)

Die Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) ist für alle Personen, die beruflich mit Lebensmitteln in Kontakt kommen, vorgeschrieben. Sie hat das Ziel, die Verbreitung von Infektionskrankheiten zu verhindern, die durch den Umgang mit Lebensmitteln entstehen können. Sie wird von den zuständigen Gesundheitsämtern durchgeführt und beinhaltet wichtige Informationen über Hygienevorschriften und Verhaltensregeln.

Als Café-Betreiber müssen Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter regelmäßig belehrt werden und die entsprechenden Hygienemaßnahmen strikt einhalten. Dies beinhaltet unter anderem die richtige Handhabung von Lebensmitteln, persönliche Hygiene und Maßnahmen bei Krankheitssymptomen. Die Teilnahme an dieser Belehrung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss vor Arbeitsaufnahme erfolgen. Eine regelmäßige Wiederholung, alle zwei Jahre, ist ebenfalls erforderlich. Dadurch soll ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit gewährleistet und das Risiko von Infektionskrankheiten minimiert werden.

Hygiene-Schulung gemäß Lebensmittelhygieneverordnung

Die Hygiene-Schulung gemäß der Lebensmittelhygieneverordnung fokussiert sich auf die Vermittlung grundlegender Kenntnisse und Praktiken der Lebensmittelhygiene, um die Sicherheit und Qualität der Lebensmittel zu gewährleisten. Wichtige Themenbereiche sind unter anderem die korrekte Lagerung von Lebensmitteln, Kreuzkontamination, persönliche Hygiene und die richtige Reinigung und Desinfektion von Arbeitsflächen und Geräten.

Die Teilnahme an dieser Schulung ist verpflichtend, um das Risiko von Lebensmittelvergiftungen und -kontaminationen zu minimieren. Die Schulung muss regelmäßig wiederholt werden, um das Wissen aktuell zu halten und neue Richtlinien und Verfahren einzuführen. Dadurch wird ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit in der Gastronomie gefördert.

Gaststättenkonzession

Wenn Sie planen in Ihrem Café nur alkoholfreie Getränke anzubieten, so reicht eine Gewerbeanmeldung. Soll hingegen auch Alkohol verkauft werden, benötigen Sie eine Gaststättenkonzession. Diese dient dem Nachweis der:

  • persönlichen Zuverlässigkeit
  • fachlichen Eignung
  • sowie der Eignung der Betriebsräume

Welche Unterlagen Sie dafür genau benötigen, erfragen Sie am besten beim zuständigen Ordnungsamt.

Gaststättenverordnungen der Bundesländer

Es können außerdem weitere Genehmigungen erforderlich sein, um ein Café zu eröffnen. Diese werden von den Bundesländern geregelt und unterscheiden sich je nach Standort und lokalen Vorschriften. (Gaststättenverordnungen der Bundesländer)

GUT ZU WISSEN: Eine Toilettenpflicht besteht in jedem Fall, sobald Sie Alkohol ausschenken. Ansonsten gelten je nach Bundesland andere Regelungen.

Weitere Vorschriften

Sind bauliche Veränderungen geplant, kann eine Baugenehmigung oder ein Antrag auf Nutzungsänderung notwendig werden. Ferner ist es unerlässlich, die Brandschutzvorschriften zu beachten. Wollen Sie im Hintergrund Musik abspielen oder Fernsehen übertragen, müssen Sie Ihr Café außerdem als Betriebsstätte zum Rundfunkbeitrag und bei der GEMA anmelden.

Sonderfall: Außengastronomie

Planen Sie auch eine Außengastronomie, benötigen Sie eine Sondernutzungserlaubnis, die Sie jährlich saisonal neu beantragen müssen und evtl. eine erweiterte Gaststättenerlaubnis.

Jugendschutz, Sperrzeiten und Allergenkennzeichnung

Wenn Sie ein Café eröffnen möchten, müssen Sie unter anderem auch das Jugendschutzgesetz, Regelungen zu Sperrzeiten, die Preisangaben- und Lebensmittelinformationsverordnung sowie Stellplatzverpflichtungen und Arbeitsschutz berücksichtigen.

Kassensystem

Eine weitere wichtige Vorkehrung, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist die Einrichtung eines vorschriftsmäßigen Kassensystems, das gemäß der Kassensicherungsverordnung alle Vorgaben erfüllt. Kassen müssen beispielweise über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Persönliche Voraussetzungen

Persönliche Eigenschaften spielen eine ebenso große Rolle wie fachliche, wenn es um die Eröffnung eines Cafés geht. Eine starke Unternehmerpersönlichkeit mit einem hohen Maß an Engagement, Leidenschaft und Belastbarkeit ist eine gute Voraussetzung, da der Betrieb eines Cafés oft lange Arbeitszeiten und durchaus auch Stresssituationen mit sich bringen kann.

Des Weiteren sind gute kommunikative Fähigkeiten und hohe Kundenorientierung unerlässlich, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und Stammkunden zu gewinnen. Aber auch organisatorische Kompetenzen und Führungsqualitäten sind wichtig, um Mitarbeiter zu führen und den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäfts sicherzustellen.

Auch ein gewisses Maß an Kreativität ist hilfreich, um sich mit dem Café durch ein einzigartiges Konzept oder innovative Angebote von der Konkurrenz abzuheben. Schließlich sollten Sie auch eine finanzielle Risikobereitschaft mitbringen, da die Gründung und Führung eines eigenen Cafés in der Regel mit Unsicherheiten verbunden ist.

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Businessplan und Finanzen

Die Eröffnung eines Cafés erfordert oft hohe Anfangsausgaben zum Beispiel für Renovierungsarbeiten und die Anschaffung von Geräten und Einrichtung. Um potenzielle Geldgeber für Ihr Vorhaben zu gewinnen und gleichzeitig selbst einen detaillierten Überblick über die anstehenden Kosten zu erhalten, ist das Erstellen eines Businessplans sehr hilfreich. Insbesondere wenn Sie auf externe Finanzierung angewiesen sind und Banken von Ihrem Vorhaben überzeugen möchten. Ein vollständiger Businessplan enthält Informationen zu:

  • Unternehmenskonzept und langfristigen Zielen
  • Kompetenzen und beruflichen Qualifikationen
  • Standort
  • Wettbewerbsanalyse
  • Rechtsform
  • Mitarbeiter
  • Zielgruppe
  • Angebot
  • Preisgestaltung
  • Marketing
  • Finanzplanung, einschließlich Startkapital, Kostenplanung, Liquiditätsplänen und Umsatzprognosen

Sobald Ihre Geschäftsidee konkreter wird, sollten Sie diese in einem Businessplan schriftlich festhalten. Dieser Schritt ermöglicht Ihnen eine erste gründliche Überprüfung Ihres Geschäftsmodells und dient als Leitfaden für die ersten Jahre Ihrer Selbstständigkeit. Unabhängig davon, ob Sie ein Franchise-Café eröffnen oder Ihr eigenes Café-Konzept umsetzen wollen, ist ein solider Geschäftsplan unverzichtbar.

Mithilfe eines Businessplan präzisieren Sie Ihr Vorhaben und können beurteilen, ob Ihre Geschäftsidee realisierbar und wirtschaftlich nachhaltig ist. Zudem klärt der Geschäftsplan zentrale Fragen, beispielsweise bezüglich Ihrer Zielgruppe und Ihres Alleinstellungsmerkmals. Damit sind Sie optimal auf Gespräche mit potenziellen Geschäftspartnern und Kreditgebern vorbereitet.

Businessplan-Vorlage Café

Hilfestellung beim Businessplan erstellen bietet eine Businessplan-Vorlage. Darin sind Struktur, Inhalte und Layout bereits vorgegeben, so dass Sie sicher an alle wichtigen Punkte denken. Sogar branchenspezifische Daten und Kennzahlen sind darin enthalten. Sie müssen lediglich Ihre individuellen Daten und Informationen zu Ihrem Café eintragen.

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Unternehmenskonzept

Ihr Café-Konzept ist entscheidend, da es alle Aspekte von der Planung und Gestaltung des Gastraums, über Theke und Küche, bis hin zu Einrichtung, Geschirr, Dekoration und dem spezifischen Angebot umfasst. Dabei steht eine grundlegende Frage im Mittelpunkt: Warum sollten die Menschen gerade Ihr Café besuchen? Was ist das Besondere, dass Sie bieten, um Gäste anzulocken?

Standort

Die Lage Ihres Cafés ist neben einem einzigartigen Konzept entscheidend für den Erfolg. Wählen Sie einen Standort, der sowohl Stamm- als auch Laufkundschaft anzieht. Optimal ist eine leicht erreichbare Lokalität auf dem Weg vieler potenzieller Gäste, idealerweise mit Parkmöglichkeiten. Berücksichtigen Sie dabei Ihre Zielgruppe – Geschäftsleute in Geschäftsvierteln, junge Menschen in Uni-Nähe.

Räumlichkeiten

Behalten Sie bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten stets im Hinterkopf, dass Ihr Café die geforderten Hygienestandards erfüllen muss. Küchen in gastronomischen Betrieben unterliegen regelmäßigen Überprüfungen durch Lebensmittelkontrolleure und das Gesundheitsamt. Informieren Sie sich daher vorab bei Ihrer lokalen Gemeinde oder Stadtverwaltung über spezifische Anforderungen bezüglich Kühlung, Lagerung, Abzugs- und Belüftungssystemen sowie Waschbecken. Ihre Räumlichkeiten müssen von der zuständigen Behörde genehmigt werden.

Wettbewerbsanalyse

Ein weiterer Schlüsselfaktor ist die Konkurrenz. Führen Sie eine Wettbewerbsanalyse durch, um den Wettbewerb am potenziellen Standort zu bewerten. Seien Sie vorsichtig, wenn es bereits mehrere Cafés in der Nähe gibt. Vermeiden Sie vorschnelle Entscheidungen – beobachten Sie das gewünschte Objekt zu verschiedenen Zeiten, um ein realistisches Bild Ihrer potenziellen Kundschaft zu bekommen und spätere Überraschungen zu vermeiden.

Rechtsform

Für die Gründung eines Cafés ist auch die Wahl einer Rechtsform notwendig. Je nachdem, ob Sie alleine oder gemeinsam mit einem Partner gründen, kommen verschieden Rechtsformen wie Einzelunternehmen, GmbH oder UG sowie Personengesellschaften in Betracht. Die Rechtsform beeinflusst unter anderem, ob im Falle eines Schadens Ihr gesamtes privates oder nur Ihr Geschäftsvermögen betroffen ist.

Bestimmte Rechtsformen, wie die GmbH oder die UG, fallen unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches, was Pflichten wie die doppelte Buchführung und die Erstellung einer Bilanz nach sich zieht. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die Vorteile und Nachteile der möglichen Rechtsformen und lassen Sie sich beraten, wenn Sie unsicher sind.

Mitarbeiter

Bei der Einstellung von Mitarbeitern für ein Café ist es wichtig, die richtige Balance zwischen Vollzeitangestellten und Aushilfen zu finden. Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter hängt von der Größe des Cafés, den Öffnungszeiten und dem erwarteten Kundenaufkommen ab. In der Regel benötigt ein kleineres Café ein Kernteam von zwei bis drei Vollzeitangestellten für die wesentlichen Aufgaben wie Bedienung, Zubereitung der Getränke und Speisen und Kundenbetreuung. Hinzu kommen Aushilfen, die während Stoßzeiten oder zur Abdeckung von Spitzenbelastungen und Urlaubszeiten eingesetzt werden können.

Zielgruppe

Bei der Planung Ihres Cafés sollten Sie die Zielgruppe genau definieren. Überlegen Sie, ob am Standort eher junge oder ältere Menschen verkehren und ob diese eher ein traditionelles Café oder einen modernen Coffeeshop bevorzugen. Berücksichtigen Sie, ob die Gäste in ihrer Freizeit verweilen oder einen schnellen Kaffee auf dem Weg zur Arbeit suchen. Entscheiden Sie, ob Sie sich auf Laufkundschaft, Stammgäste, Studierende, Familien oder anspruchsvolle Gäste fokussieren und ob diese finanziell zu Ihrem Angebot passen. Spezialisieren Sie sich anfangs auf eine bestimmte Klientel oder Nische, um sich mit einem Alleinstellungsmerkalm (USP) von der Konkurrenz abzuheben und gezieltes Marketing zu betreiben. Später können Sie Ihre Zielgruppe erweitern oder anpassen. Wichtig ist, dass Ihr Café dort angesiedelt wird, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält.

Angebot

Ihr gastronomisches Angebot sollte auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sein. Entscheiden Sie, ob Sie Kaffee und Kuchen, kleine Speisen oder komplette Mahlzeiten anbieten möchten und passen Sie Ihre Öffnungszeiten entsprechend an – je nach Öffnungszeiten erwarten die Gäste beispielsweise ein Frühstücksbuffet oder eine Mittagskarte. Überlegen Sie auch, ob Sie besondere Veranstaltungen wie Lesungen oder Live-Musik anbieten, um mehr Kunden anzulocken.

Ein wichtiges Element ist Ihr Alleinstellungsmerkmal (USP). Finden Sie heraus, was Ihr Café einzigartig macht und warum Kunden es anderen vorziehen sollten. Dies könnte eine große Auswahl an hausgemachten Kuchen, vegane Produkte, Bio-Produkte, Fair-Trade-Kaffee, selbstgerösteter Kaffee, eine besondere Lage mit Aussicht, günstige Mittagsangebote, eine Spielecke für Kinder, Live-Musik, kostenloses WLAN oder Ähnliches sein. Wichtig ist, dass Ihr USP authentisch ist und die Bedürfnisse Ihrer Gäste trifft.

Preisgestaltung

Erfahrungsgemäß legen viele Gastronomen Ihre Preise intuitiv fest ohne groß zu kalkulieren, oft orientieren Sie sich dabei am Wettbewerb. Das kann jedoch fatale Folgen haben, wenn Sie nicht kostendeckend arbeiten. Damit Ihre Preise langfristig nicht nur die Kosten decken, sondern auch einen Gewinn abwerfen, sollten Sie eine Kostenaufstellung machen. Zu den Kostenfaktoren gehören:

  • Warenkosten
  • Gemeinkosten
  • Personalkosten
  • Gewinnmarge
  • Mehrwert-/Umsatzsteuer
Einkaufspreis
+ 40 % für Lagerung
+30 % Gemeinkosten und Eigenkosten
+20 % bis 40 % kalkulierter Profit
= Grundpreis
+17 % bis 20 % Personalkosten
= Nettoverkaufspreis
+ Mehrwertsteuer
= Bruttoverkaufspreis

Tabelle: Faustformel für die Preiskalkulation in der Gastronomie

Marketing

Nach der erfolgreichen Gründung ist zwar der erste Schritt gemacht, doch ist die dauerhafte Marktpräsenz noch schwieriger als das Eröffnen der eigenen Gastronomie. Aus diesem Grund sind neue Ideen und ein dauerhaftes Marketing unerlässlich. Es ist ein tolles Gefühl, wenn das Geschäft läuft und das durchdachte Konzept Anklang findet. Doch müssen Gründer Ihre Lokalität immer wieder neu erfinden. Es müssen Aktionen stattfinden, die Produktpalette muss variieren, Stammgäste müssen gewonnen werden, Marketing muss betrieben werden und vieles mehr.

Ein effektiver Marketing-Ansatz kombiniert traditionelle Methoden wie Werbung in lokalen Medien, Flyer und Veranstaltungen mit modernen digitalen Strategien, einschließlich einer ansprechenden Website, aktiver Präsenz in sozialen Medien und Online-Werbung. Unterschätzen Sie auch Mundpropaganda nicht, durch exzellenten Service und einzigartige Angebote bleiben Sie in positiver Erinnerung. Bitten Sie zufriedene Gäste Ihr Café online zu bewerten und antworten Sie auf Rezensionen. Bewährte und gängige Marketing-Maßnahmen sind auch das Anbieten von Happy Hour oder speziellen Mittagsmenüs.

Finanzierung des eigenen Cafes

© Monkey Business – stock.adobe.com

Finanzplanung

Im Rahmen der Finanzplanung geht es nicht nur darum den benötigten Kapitalbedarf zu ermitteln, sondern auch darum zu prognostizieren, wann Ihr Café voraussichtlich Gewinne abwirft. Die Finanzplanung hilft Ihnen Einnahmen und Ausgaben im Blick zu haben, damit Sie jederzeit zahlungsfähig sind. Denn drohende Zahlungsunfähigkeit (Insolvenz) kann Ihren Traum vom eigenen Café schnell platzen lassen.

Startkapital und Investitionskosten

Die größten Ausgaben bei der Gründung Ihres Cafés entstehen üblicherweise zu Beginn und werden hauptsächlich durch den Kauf oder die Anmietung von Räumlichkeiten und notwendige Renovierungsarbeiten verursacht. Dabei wird gerne übersehen, dass je nach Umfang der Umbaumaßnahmen auch Kosten für neue Wasser- und Stromleitungen und die Installation anfallen. Ein weiterer wesentlicher Kostenfaktor ist die Investition in Einrichtung, Tische, Stühle und Geschirr. Um Kosten zu sparen, ist es empfehlenswert sich nach gebrauchten Gastronomiegeräten oder Ausstattung aus einer Geschäftsauflösung umzusehen.

TIPP: Oft ist es finanziell günstiger, ein bereits bestehendes Café zu übernehmen. In vielen Fällen ist es dabei möglich, gegen eine Ablöse die bestehende Einrichtung zu übernehmen, was auch die Abnahme durch das Gesundheitsamt vereinfacht.

Laufende Betriebskosten

Weitere Kosten fallen für die erstmalige Beschaffung von Kaffee, Lebensmitteln und Getränken an sowie für Miete, Energie, Wasser, Kommunikationskosten, GEZ und GEMA sowie Personal. Bedenken Sie auch die Wartung von Maschinen und Finanzierungskosten genauso wie Versicherungen. Nicht zu vergessen ist der Unternehmerlohn, also Ihrem monatlichen Einkommen. Dieser ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Finanzplanung, um sowohl geschäftlich als auch privat abgesichert zu sein.

TIPP: Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es ratsam einen finanziellen Puffer von 20% der Kosten einzuplanen.

Informieren Sie sich in jedem Fall rechtzeitig bei der IHK über alle geltenden Vorschriften, um böse Überraschungen zu vermeiden. Das können zum Beispiel die Kosten für die Erstellung und Abnahme von Stellplätzen sein. Je nach Bundesland können dafür 5.000 – 7.500 € pro Stellplatz fällig werden.

Insgesamt können sich die Kosten für die Eröffnung eines Cafés schnell auf 60.000-80.000 EUR belaufen.

Umsatzprognosen

Eine Prognose der voraussichtlichen Umsätze ist hilfreich, um auf eventuelle saisonale Schwankungen vorbereitet zu sein und natürlich, um zu ermitteln, wann mit dem Café die Gewinnschwelle (engl. Break-Even-Punkt) erreicht wird. Das ist der Zeitpunkt ab dem die Einnahmen die Ausgaben decken und Gewinn erzielt wird.

Oft ist die Auslastung eines Cafés im Jahresverlauf nicht gleich hoch. Ohne Außensitzplätze werden im Sommer wahrscheinlich weniger Gäste kommen, so dass Sie mit einem Umsatzrückgang rechnen sollten. Nach 12 Monaten haben Sie in der Regel gute Erfahrungswerte, um belastbare Prognosen zu erstellen. Bis dahin können Sie auf die Erfahrung von Kollegen oder Brachen-Kennzahlen zurückgreifen.

Steuern

Als Café Betreiber müssen Sie in der Regel folgende Steuer zahlen:

  • Gewerbesteuer (ab einem Gewinn von 24.500 EUR)
  • Umsatzsteuer (Ausnahme: Kleinunternehmerregelung)
  • Einkommenssteuer (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
  • Körperschaftssteuer (für Kapitalgesellschaften)
  • Solidaritätszuschlag
  • Lohn- und Kirchensteuer (bei Mitarbeitern)
  • Grundsteuer (falls Sie Eigentümer des Grundstücks sind)

Versicherungen

Jede Selbstständigkeit bringt gewisse Risiken mit sich, vor denen Sie sich durch passende Versicherungen schützen können. Die Auswahl und der Umfang der Versicherungen hängen von Ihrer persönlichen Situation und Risikobereitschaft ab. Grundlegend wichtig für das Gastgewerbe sind folgende Versicherungsarten:

  • Betriebshaftpflichtversicherung
  • Rechtsschutzversicherung
  • Geschäftsinhalts- bzw. Inventarversicherung
  • Krankenversicherung
  • Unfallversicherung
  • (Private) Rentenversicherung bzw. Altersvorsorge

Betriebliche Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft

Wenn Sie einen Gastronomiebetrieb eröffnen, ist eine Anmeldung bei der zuständigen Unfallversicherung erforderlich. Für das Gastgewerbe ist dies die Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN). Die Anmeldung sollten Sie spätestens eine Woche nach der Betriebseröffnung durchführen.

Bundesverband für das Gastgewerbe

Als Café-Betreiber haben Sie die Möglichkeit, Mitglied im Deutschen Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA) zu werden. Der Verband setzt sich für die Belange seiner Mitglieder ein, ermöglicht den Austausch von Wissen und Erfahrungen und vertritt die Branche gegenüber wirtschaftlichen und politischen Entscheidungsträgern.

Welche Auflagen muessen erfuellt werden

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6 Tipps für Gründer in der Gastronomie

TIPP 1) Geschäftsübernahme statt Neugründung

Ziehen Sie für die Eröffnung eines Cafés auch eine Geschäftsübernahme in Betracht, besonders von Cafés mit festem Kundenstamm, guter Ausstattung und zentralem Standort. In der Regel ist die Übernahme eines bestehenden Cafés kostengünstiger und bürokratisch einfacher, da die Räumlichkeiten bereits alle Auflagen erfüllen und die Einrichtung oftmals gegen Ablöse übernommen werden kann.

TIPP 2) Franchise-Nehmer werden

Für angehende Café-Betreiber kann die Entscheidung, Franchise-Nehmer zu werden, eine attraktive Option sein. Dieser Ansatz bietet den Vorteil, sich einem etablierten Markennamen und bewährten Geschäftsmodell anzuschließen. Als Franchise-Nehmer profitieren Sie von umfassender Unterstützung in Bereichen wie Marketing, Training und Betriebsführung, was das Risiko eines Geschäftsaufbaus deutlich reduziert. Diese Unterstützung kann besonders wertvoll für Gründer sein, die neu in der Gastronomie sind.

TIPP 3) Kuchen auch to-go verkaufen

Der Verkauf von Kuchen zum Mitnehmen ist nur Bäckern und Konditoren erlaubt. Wenn Ihnen diese Ausbildung fehlt, dürfen Sie den Kuchen nur zum Verzehr in Ihrem Café vor Ort anbieten. Alternativ können Sie einen Betriebsleiter einstellen, der die Qualifikation mitbringt oder eine Ausnahmebewilligung bei der HWK beantragen.

TIPP 4) Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Nehmen Sie sich Zeit, um alle Aspekte gründlich zu durchdenken, mögliche Herausforderungen zu identifizieren und entsprechende Lösungen zu entwickeln. So können Sie auch unvorhergesehene Verzögerungen besser bewältigen und Stress vermeiden.

TIPP 5) Businessplan erstellen

Eine Existenzgründung erfordert einen Businessplan. Dieser dient in erster Linie als Leitfaden, Kontrollinstrument und sorgt dafür, Investoren und Partner zu gewinnen oder Kredite bei Banken zu bekommen. Ein Businessplan leitet wie ein roter Faden durch die einzelnen Phasen der Gründung. Im Vordergrund aller Fragen steht bei einem Businessplan immer das Thema Wirtschaftlichkeit. Alle Überlegungen und Schritte werden hieraufhin durchleuchtet. Ist das Konzept durchdacht? Ist die Zielgruppe vorhanden? Ist die Konkurrenz zu groß? Sind die Preise richtig kalkuliert? Sind die fixen Kosten gedeckt? Bleibt ein Unternehmergehalt? Steht genug qualifiziertes Personal zur Verfügung?

TIPP 6) Familiäre Unterstützung

Die Familie voll und ganz hinter sich stehen zu haben, ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Existenzgründung. Familiäre Unterstützung kann vielfältige Formen annehmen, von emotionaler Ermutigung bis hin zur praktischen Hilfe und finanzieller Unterstützung. Vor allem aber sollte das Verständnis da sein, dass Sie anfangs viel Zeit in Ihr Gründungvorhaben stecken (müssen) und weniger Zeit für Ihre Familie haben werden.

Checkliste für die Café-Gründung

Gastronomie-Markt bereichern

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  • Zielgruppe und Ausrichtung definieren (traditionell, klassisch oder lieber modern und ausgefallen?)
  • Einen guten Standort finden, der zur Zielgruppe passt (Fußgängerzone, Einkaufszentrum, Altstadtlage oder an einer Sehenswürdigkeit?)
  • Rechtsform wählen und ggf. Eintragung ins Handelsregister anmelden
  • Rechtliche Angelegenheiten klären (Konzession, Schulungen, Gewerbeanmeldung)
  • Businessplan mit Zielen definieren, Finanzplan aufstellen und Investoren / Partner gewinnen
  • Gestaltung des Cafés durchdenken sowie erste mögliche Skizzen der Businessplanung beilegen, Speisekarte mit (kalkulierten!) Preisvorstellungen entwerfen
  • Lieferanten überzeugen und erste Deals ausmachen
  • Marketingkonzept entwerfen und Corporate Identity mit der Ladengestaltung in Einklang bringen
  • Beobachtung der einzelnen Schritte anhand des Businessplans
  • Nach der Eröffnung: Regelmäßige Erfolgskontrolle anhand der Geschäftsplanung, mögliche Änderungen / Anpassungen / Neuerungen beschließen

Fazit

Ein Café zu eröffnen kann die Erfüllung eines großen Traums sein, ist allerdings mit stetiger Arbeit verbunden. Existenzgründer sollten sich immer wieder in Gedanken rufen, dass die Selbstständigkeit eine große berufliche aber auch persönliche Herausforderung ist. Vor der Eröffnung, während der Markteinführung und erst recht in der langen Zeit danach.

Mit unserem Ratgeber haben Sie einen guten Überblick über die notwendigen Schritte und Voraussetzungen gewonnen. Und dank der Praxistipps und der passenden Businessplan Vorlage sind Sie bestens gerüstet, um mit einem eigenen Café durchzustarten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei!

FAQ

1. Wie viel Geld braucht man um ein Café zu eröffnen?

Für die Eröffnung eines Cafés sollten Sie mit Kosten zwischen 40.000 € und 80.000 € rechnen. Die genauen Kosten hängen vom Standort und der Größe des Betriebs ab. Ein Café in der Innenstadt verursacht mitunter hohe Mietkosten. Spezielle Speisen und Getränke anzubieten, führt zu höheren Wareneinsatzkosten.

2. Was muss ich tun um ein Café zu eröffnen?

Für die Gründung eines Cafés ist eine Gewerbeanmeldung notwendig. Falls eine Bewirtung mit alkoholischen Getränken geplant ist, ist außerdem eine Gaststättenerlaubnis erforderlich. Dafür benötigen Sie ein Führungszeugnis, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, eine Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung und einen IHK-Unterrichtungsnachweis, sowie Miet-/Pachtvertrag und Lage- und Grundrisspläne. Außerdem müssen Sie eine Belehrung nach Infektionsschutzgesetz und eine IHK-Unterrichtung zu Lebensmittelsicherheit nachweisen.

3. Ist es schwierig ein Café zu eröffnen?

Die Eröffnung eines Cafés ist anspruchsvoller, als es zunächst erscheint. Daher sind gute Vorbereitung und ein Angebot, dass Sie von anderen abhebt sowie ein solider Businessplans zur Sicherung der Finanzierung unverzichtbare Grundlagen.

4. Welche Genehmigungen braucht man für ein Café?

Zur Gründung eines Cafés müssen Sie Ihr Gewerbe beim Gewerbeamt und Ihre Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden. Abhängig von Ihrem geplanten Angebot, z.B. beim Verkauf alkoholischer Getränke, kann eine Gaststättenerlaubnis erforderlich sein. Zusätzlich müssen Sie eine Belehrung nach Infektionsschutzgesetz und eine IHK-Unterrichtung zu Lebensmittelsicherheit nachweisen.

5. Was kann man alles in einem Café anbieten?

In einem Café können Sie eine breite Palette an Produkten anbieten: verschiedene Kaffeesorten, Tee, Säfte, Smoothies, eine Auswahl an Gebäck, Kuchen, Frühstücksoptionen, Snacks, Sandwiches und leichte Mahlzeiten. Vegane und vegetarische Speisen sowie saisonale Spezialitäten können das Angebot abrunden. Zusätzliche Dienstleistungen wie WLAN, gemütliche Sitzmöglichkeiten, kulturelle Veranstaltungen, Verkauf von Kaffeebohnen oder Tee und ein Catering-Service können Ihr Café noch attraktiver machen.

6. Was für ein Gewerbe ist ein Café? Ist ein Café eine Gaststätte?

Ein Café fällt unter das Gaststättengewerbe. Das bedeutet, dass besondere hygienische und baurechtliche Vorschriften einzuhalten sind. Es findet das Gaststättengesetz Anwendung.

7. Wie viel verdient man als Café Besitzer?

Das durchschnittliche Jahresgehalt eines Café-Inhabers liegt bei ca. 30.000 €, also etwa 2.500 € monatlich. Das Gastgewerbe hatte während der Corona-Lockdowns in den Jahren 2020 und 2021 jedoch mit starken Umsatzeinbußen zu kämpfen. Erst 2022 konnten die Umsätze im Gastgewerbe langsam wieder das Vor-Corona-Niveau erreichen.

8. Wie viel Umsatz pro Gast?

In den meisten Cafés liegt der Umsatz pro Gast irgendwo zwischen 5 und 10 EUR. Eine pauschale Aussage lässt sich jedoch nicht treffen, da dies stark von Standort und Angebot abhängt.

9. Wie hoch ist die Marge bei Kaffee?

Insgesamt können Cafés mit einer Marge von 17-22 % rechnen (Quelle: Wirtschaftswoche). Beim Verkauf von Kaffee ist eine Marge von bis zu 60% nicht ungewöhnlich. Aktuell kosten 1 kg Kaffeebohnen zwischen 12 und 18 EUR. Die Kosten für den Wareneinsatz einer Tasse Kaffee (ca. 9 Gramm Kaffee) liegen demnach bei ca. 0,18 EUR. Berücksichtigen Sie noch weitere Warenkosten wie Milch und Zucker oder Toppings mit pauschal 0,20 EUR, sind die Warenkosten mit insgesamt 0,38 EUR immer noch überschaubar. Vor allem wenn Sie pro Tasse Kaffee einen Verkaufspreis von 1,80 EUR bis 2,00 EUR oder noch mehr veranschlagen können.

10. Wie viel Umsatz macht ein Café?

Laut statista erzielten im Jahr 2021 deutsche Cafés mit einem Mindestjahresumsatz von 17.500 Euro (bis 2019) bzw. 22.000 Euro (ab 2020) insgesamt etwa 2,3 Milliarden Euro Umsatz. Ein gut laufendes Café kann im Schnitt zwischen 50.000 EUR und 125.000 EUR Umsatz im Jahr erwirtschaften, (QUELLE: IHK München).

 
Michael Mohr

Michael Mohr

Michael Mohr ist Gründer und Inhaber des Online-Verlags Vorlagen-Center (www.vorlagen-center.com). Vorlagen-Center bietet Premium-Vorlagen für den geschäftlichen und privaten Einsatz, beispielsweise für Businesspläne, Arbeitszeugnisse, Bewerbungen und Verträge. Umfangreiches Kaufmanns- und Rechtswissen erlangte Michael Mohr durch zwei Studienabschlüsse, mehreren Stationen als Angestellter in der freien Wirtschaft sowie durch eine Selbstständigkeit als Existenz- und Unternehmensberater. Privat ist er sportbegeisterter Familienvater und hat zwei Söhne.

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