Die Notwendigkeit einer Unternehmensorganisation

Nichts geht ohne Struktur

Die besten Mitarbeiter und die innovativsten Ideen nützen nichts, wenn alle aneinander vorbei arbeiten und die Rädchen nicht ineinander greifen. Mit einer guten Unternehmensorganisation kann das nicht passieren. Doch wie sieht eine stringente Organisation aus und wie kann man sie gestalten? Erfahren Sie hier mehr.

Wofür benötigt man überhaupt eine Unternehmensorganisation?

In einem Unternehmen sind Menschen beschäftigt, die verschiedenste Aufgaben in unterschiedlichen Teilbereichen mit stark abweichenden Kompetenzen und Hierarchieebenen ausführen. Wenn jeder Mitarbeiter vor sich hinarbeitet, ohne, dass er in eine größere Struktur eingebunden ist, gibt es früher oder später Ineffizienzen, Chaos und Kompetenzgerangel. Die Unternehmensorganisation gibt diese notwendige Struktur vor, unabhängig davon, ob es um ein Startup kurz nach der Existenzgründung oder einen international agierenden Konzern geht. Der Einzelne, je nach Position, hat nicht die Möglichkeit, immer das Unternehmen als Ganzes im Auge zu behalten. Gibt es eine gut durchdachte und mittelfristig oder langfristig geplante Organisation, wird bei jeder Tätigkeit auch das Wohl des Gesamtunternehmens in Betracht gezogen. Letztlich dient eine gute Organisation im Unternehmen dafür, dass alle Mitarbeiter wie die Teile eines Uhrwerks ineinandergreifen.

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Aus welchen Einheiten setzt sich die Unternehmensorganisation zusammen?

Die Organisationsstruktur soll höchstmögliche Effizienz ermöglichen. Dafür ist es von entscheidender Bedeutung, dass die entsprechenden Ressourcen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, sinnvoll eingesetzt werden. Eine sinnvolle Verwendung der Ressourcen bedeutet dabei nicht einfach, dass alle Mitarbeiter und alle Abteilungen das tun, was sie am besten können, sondern auch, dass ihre Arbeit stets den Zielen des Gesamtunternehmens dient. Je nach Größe und Ausrichtung des Betriebs stehen dabei unterschiedliche Ressourcen (Gelder, Personal, Befähigungen) zur Verfügung, die auf verschiedene Arbeitsbereiche oder Unternehmenseinheiten verteilt werden können. Die Unterteilung kann bezogen auf verschiedene Filialen oder Standorte des Unternehmens vorgenommen werden. Wenn es nur einen Standort gibt, gehören zur Organisationsstruktur unterschiedliche Abteilungen, Teams, Projekte oder Arbeitsgruppen. Eine der wichtigsten Unterscheidungen, die innerhalb der Unternehmensorganisation getroffen wird, ist die zwischen der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation.

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Was bedeutet Aufbauorganisation?

Die Aufbauorganisation (auch Selbstorganisation genannt) erstellt das Beziehungsnetz der einzelnen Elemente des Unternehmens und bildet die Hierarchie dieser Elemente ab. Aus dieser Übersicht der Aufbauorganisation geht hervor, wie die einzelnen Abteilungen und Arbeitskräfte einander zugeordnet sind, wer wem zuarbeitet und wie die Zuständigkeiten verteilt sind. Dieser Teil der Unternehmensorganisation gibt damit auch den roten Faden vor, der die einzelnen Abteilungen und Arbeitsfelder mit den Zielen des Gesamtunternehmens verknüpft. Im Prinzip sollte eine gute Aufbauorganisation dazu führen, dass jede einzelne Tätigkeit, die im Unternehmen ausgeführt wird, über diese Struktur eine genaue Definition und Zuordnung, aber auch Begrenzung erfährt. Diese exakte Beschreibung von Tätigkeitsbereichen kann dann auch nutzbar gemacht werden, wenn neue Mitarbeiter gesucht werden, die diese Anforderungen dann auszufüllen haben. Über die inhaltliche Ausgestaltung der Arbeitsprozesse ist im Rahmen der Aufbauorganisation noch nichts ausgesagt.

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Was bedeutet Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation ist das komplementäre Pendant zur Aufbauorganisation innerhalb der gesamten Unternehmensorganisation. Während letztere vereinfacht gesagt danach fragt, wer was macht, stellt sich die Ablauforganisation die Frage, wie die Dinge gemacht werden. Dabei ist es ihr wichtig, eine Struktur vorzugeben, die besagt, in welchem zeitlichen und räumlichen Rahmen die einzelnen Tätigkeiten ausgeführt werden und welche Reihenfolgen dabei eingehalten werden sollen. Die Maßstäbe der Ablauforganisation bei dieser Strukturierung der Aufgaben sind Effizienz, Schnelligkeit, Transparenz und vor allem natürlich auch die anfallenden Kosten. Die Maßnahmen, die die Ablauforganisation vorgibt, um diesen Maßstäben gerecht zu werden, fallen unter den Oberbegriff Prozessoptimierung. Diese Prozessoptimierung ergibt vor allem dort viel Sinn, wo die Arbeitsabläufe von Kontinuität und Wiederholung geprägt sind. Wenn das der Fall ist, kann die Organisation dergestalt auf eine Prozessoptimierung ausgerichtet werden, dass etwa Produktionsabläufe mit weniger Aufwand betrieben werden.

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Die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation haben je nach Branche und Größe des Unternehmens einen unterschiedlichen Stellenwert. Im Idealfall ergänzen sie sich.

Was ist ein Organigramm und wozu dient es?

Ein Organigramm ist die visualisierte Darstellung der Organisationsstruktur, mit dessen Hilfe sich Betrachter die gesamte Unternehmensorganisation im Startup oder in größeren Unternehmen vorstellen und einprägen können. Auf der Ebene der Aufbauorganisation stellt es die Beziehungen und Abhängigkeiten der einzelnen Bereiche und Einheiten untereinander dar. Zusätzlich können hier die Logistik und die Kommunikationswege abgebildet werden. In der Regel wird die Unternehmensführung im oberen Teil dargestellt, von dem aus sich das Gebilde dann weiter verzweigt und im mittleren und unteren Teil Unterabteilungen oder auch weitere Standorte wie Filialen oder Niederlassungen aufführt. Im Prinzip kann das Organigramm so komplex und ausdifferenziert dargestellt werden, dass sich auch der einzelne Mitarbeiter in ihm findet inklusive seiner Position in der internen Hierarchie.

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Die Ablauforganisation wird illustriert durch eine Prozesslandkarte, die die Abfolge der einzelnen Schritte etwa des Produktionsprozesses anzeigt. Diese Prozesslandkarte könnte also zum Beispiel in die Abfolge Einkauf – Produktion – Vertrieb eingeteilt sein.

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Worauf sollte ein Startup beim Thema Unternehmensorganisation besonders achten?

Startups rühmen sich häufig eines gewissen Mangels an Organisation in der Phase der Existenzgründung, der ihnen eine höhere Flexibilität einräumt als es bei Unternehmen der Fall ist, die ihre Abläufe automatisiert haben. Und es ist tatsächlich Teil des Erfolgs von Startups, dass sie spontan und anpassungsfähiger den Veränderungen am Markt oder bei ihrer Zielgruppe begegnen können. Auf Dauer ist es aber nicht unbedingt zielführend, auf eine austarierte Unternehmensorganisation im Startup zu verzichten. Zwar können bei hoher Flexibilität leicht neue Arbeitsfelder und Arbeitsprozesse integriert werden, aber diese werden nicht effektiv abgearbeitet, da noch keine Optimierung stattgefunden hat und vielleicht sogar nicht einmal klar ist, wer für das neue Arbeitsfeld zuständig ist.

Zu wenig Struktur und Transparenz wirken sich auch negativ auf die personelle Situation in einem Startup aus. Auf der einen Seite ist es schwerer, neue Mitarbeiter zu finden, wenn kein passgenaues Anforderungsprofil erstellt werden kann, während auf der anderen Seite gute und bewährte Mitarbeiter das Unternehmen zu verlassen drohen, weil ihre Arbeit nicht optimal umgesetzt wird. Insgesamt sorgt eine gute und von langer Hand geplante Unternehmensorganisation im Startup für eine hohe Effektivität, für mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter und für eine geringe personelle Fluktuation. Fragen der Organisation sollten deshalb auch schon im Businessplan Erwähnung finden. Der Businessplan sollte nicht nur über die finanzielle Situation, die Geschäftsidee und die Strategie Auskunft geben, sondern auch benennen, mit welchem Personal man die Umsetzung dieser Ideen plant. Die Elemente Organisation und Prozesse dürfen daher in keinem guten Geschäftsplan fehlen.

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