GmbH online gründen

Die Gründung einer GmbH ist eine umfangreiche Angelegenheit, bei der Gründer eine ganze Menge berücksichtigen müssen. Seit dem 1. August 2022 können Sie eine GmbH online gründen. Dies wird durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) geregelt. Seitdem müssen Gründer nicht mehr persönlich zu dem Notar-Termin erscheinen, sondern können diesen auch im Rahmen eines Online-Meetings durchführen, was selbst aus dem Ausland möglich ist. In diesem Beitrag zeigen wir, wie eine Online-Gründung abläuft, was Sie als Gründer berücksichtigen müssen und welche Kosten dabei entstehen.

Was ist eine Online-Gründung?

Bei einer Online-Gründung (auch Online-Verfahren genannt) wird der Notartermin zur Gründung des Unternehmens online in einer Videokonferenz abgehalten. Dabei werden die Beurkundung und Beglaubigung der Dokumente im Online-Meeting vorgenommen und mittels elektronischer Signatur bestätigt.

Ziele des Online-Verfahrens

Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit von EU-Gesellschaften durch mehr digitale Handlungs- und Kommunikationsmöglichkeiten zu stärken. So soll die Digitalisierung im Bereich des Handels- und Gesellschaftsrechts langfristig dazu beitragen die Gründung von Gesellschaften europaweit zu vereinfachen sowie kostengünstiger und effizienter zu gestalten. Durch die Einführung des Online-Verfahrens wird auch die Errichtung von Zweigniederlassungen grenzüberschreitend erleichtert.

Voraussetzungen für die Online-Gründung einer GmbH

Die Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH bleiben auch online erhalten. So sind auch bei der Online-Gründung 25.000 EUR als Stammkapital notwendig, von denen mindestens die Hälfte auf das Geschäftskonto einzuzahlen sind.

Des Weiteren wird auch beim Online-Verfahren die Versicherung der neu bestellten Geschäftsführer nach den Vorgaben des GmbH-Gesetzes benötigt. Nämlich, dass keine Umstände vorliegen, die sie oder ihn vom Amt der Geschäftsführung ausschließen.

Technische Voraussetzungen

Um das Online-Verfahren nutzen zu können, müssen Sie zudem folgende technische Voraussetzungen erfüllen:

• Einen Computer oder Laptop mit Kamera (Auflösung mindestens 480p)
• Ein Headset mit Mikrofon
• Eine stabile Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s)
• Ein handelsübliches Smartphone (iOS/Android mit 64-Bit-fähiger Hard- & Software) mit einer Standard-NFC-Schnittstelle, wie sie beispielsweise auch zum kontaktlosen Bezahlen im Supermarkt genutzt wird.

Anstelle einer eigenhändigen Unterschrift reicht im Rahmen des Online-Verfahrens eine qualifizierte elektronische Signatur aus, welche direkt über die Kamera erzeugt werden kann. Somit wird keine Signaturkarte oder spezielle Soft- oder Hardware benötigt.

Ablauf der Online Gründung einer GmbH

Das notarielle Online-Verfahren verläuft in etwa analog zu einer Beurkundung oder Beglaubigung, wie Sie sie bei Ihrem örtlichen Notar oder Ihrer örtlichen Notarin durchführen würden. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass der Termin in Form einer Videokonferenz stattfindet.

Die Beurkundung erfolgt durch den Notar online im Rahmen einer Videokonferenz mit den Beteiligten. Hierfür darf ausschließlich das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer verwendet werden. Denn durch dieses System wird die Identität der Beteiligten verifiziert und die sichere elektronische Übermittlung von Dokumenten und Vertragsentwürfen gewährleistet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sämtliche Beurkundungen rechtskonform, vertraulich und zuverlässig über das Internet durchgeführt werden.

Registrierung im Online-Portal der Bundesnotarkammer

Um das Online-Verfahren nutzen zu können, müssen Sie sich im Portal der Bundesnotarkammer registrieren und ein Nutzerkonto anlegen.

Identifizierung durch den elektronischen Identitätsnachweis (eID)

Zu Beginn der Videokonferenz müssen alle Beteiligten durch den Notar eindeutig identifiziert werden. Dafür wird ein zweistufiges Verfahren verwendet.

Im ersten Schritt erfolgt die Identifizierung durch einen elektronischen Identitätsnachweis (eID). In der Regel nutzen Bürgerinnen und Bürger dafür ihren gültigen Personalausweis in Verbindung mit der dazugehörigen Ausweis-PIN.

Aktuell können die folgenden eIDs genutzt werden:

• Deutscher Personalausweis mit eID-Funktion
• eID-Karte für Staatsangehörige aus anderen EU/EWR-Mitgliedstaaten
• Elektronischer Aufenthaltstitel mit eID-Funktion für Staatsangehörige aus Drittstaaten

Elektronische Identitätsnachweise aus anderen EU-Staaten sind ebenfalls zulässig, sofern diese gemäß Art. 9 eIDAS-VO notifiziert sind und eine hohe Sicherheit nach Art. 8 Abs. 2 Buchst. C eIDAS-VO gewährleisten.

Abgleich durch den Notar

Im zweiten Schritt gleicht der Notar das Erscheinungsbild aller Beteiligten mit den elektronisch übermittelten Lichtbildern ab. Zu diesem Zweck wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen.

Hierfür benötigen die Beteiligten ein Smartphone sowie die Notar App, die von der Bundesnotarkammer kostenlos zum Download bereitgestellt wird.

Nicht zugelassen sind dagegen sogenannte Video-Ident-Verfahren, bei denen der Ausweis lediglich mithilfe von einer Webcam abgefilmt wird, um das Lichtbild zu übermitteln.

Verlesen der notariellen Urkunde

Nach erfolgreicher Identifizierung aller beteiligten Parteien erfolgt die Verlesung der notariellen Urkunde. Darüber hinaus stellt die Notarin oder der Notar den verlesenen Text in einem separaten Fenster der Videokonferenz zur Verfügung. In Anlehnung an das Präsenzverfahren können zu diesem Zeitpunkt offene Fragen diskutiert und gegebenenfalls Anpassungen an der Urkunde vorgenommen werden.

Elektronische Signatur

Sobald alle Details geklärt sind, erfolgt die Unterzeichnung der Urkunde. Im Rahmen des Online-Verfahrens wird diese Funktion durch eine qualifizierte elektronische Signatur ausgeführt.

Dieser Prozess beinhaltet die Berechnung eines verschlüsselten Werts, der ähnlich einem Fingerabdruck eindeutig Ihren eID-Daten und der signierten Urkunde zugeordnet werden kann. Nachdem der Notar Sie zur Unterzeichnung aufgefordert hat, können Sie den technischen Signaturvorgang auslösen, indem Sie eine individuelle TAN verwenden, die an Ihr Mobiltelefon gesendet wird.

Abschließend bringt auch die Notarin oder der Notar ihre beziehungsweise seine qualifizierte elektronische Signatur an der Urkunde an.

Anmeldung beim Handelsregister und Eintragung der GmbH

Die notarielle elektronische Urkunde wird von der Notarin oder dem Notar im Anschluss elektronisch an das Handelsregister zur Einreichung übermittelt. Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Notar App, sobald die Eintragung abgeschlossen ist.

Wie sicher ist die Online-Gründung einer GmbH?

Durch die ausschließliche Nutzung des Videokommunikationssystems und der Smartphone App der Bundesnotarkammer werden höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt.

Das zweistufige Identifizierungsverfahren dient als weitere Sicherheitsmaßnahme. Es überprüft die Authentizität der Ausweisdokumente, um sicherzustellen, dass diese nicht gefälscht oder gestohlen wurden.

Notarielle Mitwirkungspflichten im Rahmen der Online-Gründung

Notare unterliegen im Rahmen des Online-Beurkundungsverfahrens den gleichen Pflichten, wie in einem herkömmlichen Präsenzverfahren. Das umfasst unter anderem die Feststellung der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten, das Verlesen des Textes der elektronischen Niederschrift sowie die Erfüllung von Prüfungs- und Belehrungspflichten.

Während des Online-Verfahrens erstellt der Notar zudem eine elektronische Niederschrift in Form eines elektronischen Dokuments, welches von allen Beteiligten sowie durch den Notar elektronisch signiert wird und somit eine elektronische Urkunde darstellt, die von dem Notar verwahrt wird.

Alle Beteiligten haben im Anschluss an den Termin die Möglichkeit, sich eine beglaubigte Abschrift in Papierform oder in Form eines elektronischen Dokuments anfertigen zu lassen.

Welche Kosten entstehen für die Online-Gründung einer GmbH?

Für die Online-Gründung über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer fallen die üblichen Notargebühren an, die auf Grundlage des Gerichts- und Notarkostengesetzes berechnet werden. Darüber hinaus wird eine Auslagenpauschale in Höhe von 25 Euro erhoben und für die Beglaubigung entstehen Kosten in Höhe von 8 Euro.

Vorteile und Nachteile der Online Gründung

Vorteile

• Zeitersparnis
  • Terminfindung mit den Beteiligten und dem Notar schneller und einfacher
  • Eintragung ins Handelsregister innerhalb von 5 Tagen möglich
• Erleichterung des Gründungsaktes von Kapitalgesellschaften innerhalb Europas
• Entlastung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU)
• Reduzierung des bürokratischen Aufwands
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands als Unternehmensstandort

Nachteile

Direkte Nachteile gibt es bei der Online-Gründung nicht. Ob das Online-Verfahren die Gründung einer GmbH jedoch wirklich beschleunigt, bleibt abzuwarten. Oft bremst die Kontoeröffnung für eine GmbH in Gründung den Prozess in der Praxis aus. Insbesondere bei im Ausland ansässigen Gesellschaftern kann sich die Kontoeröffnung hinziehen.

Fazit

Die Möglichkeit eine GmbH online gründen zu können, bietet Gründern einen zeitgemäßen und effizienten Weg den Gründungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. In unserem Artikel haben wir einen umfassenden Überblick über die Online-Gründung einer GmbH gegeben. Wir haben die Definition und Ziele dieses Verfahrens erläutert, die notwendigen Voraussetzungen und den genauen Ablauf detailliert beschrieben. Zudem wurden Sicherheitsaspekte beleuchtet, die bei der Online-Gründung eine entscheidende Rolle spielen, sowie die Mitwirkungspflichten der Notare in diesem Prozess. Es wurde deutlich, dass es auch weiterhin die Aufgabe des Notars ist, als Kontroll- und Beratungsinstanz (Gatekeeper-Funktion) Gründungsmissbrauch und Unternehmensidentitätsdiebstahl zu verhindern.

Des Weiteren haben wir einen Blick auf die entstehenden Kosten geworfen und die Vor- und Nachteile dieser Gründungsmethode aufgezeigt. Insgesamt bietet die Möglichkeit, eine GmbH online zu gründen, viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Zeitersparnis und Flexibilität. Gründer sollten jedoch darauf achten, alle notwendigen rechtlichen und technischen Anforderungen zu erfüllen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

FAQ

1. Kann man eine GmbH online gründen?

Ja, seit dem 1. August 2022 kann eine GmbH auch online gegründet werden.

2. Können auch andere Rechtsformen online gegründet werden?

Bislang steht das Online-Verfahren nur für die Rechtsformen der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) zur Verfügung. Für die Gründer anderer Rechtsformen, wie Personengesellschaften oder Aktiengesellschaften besteht noch keine Möglichkeit online zu gründen.

Bis 31. Juli 2023 waren außerdem nur Bargründungen möglich. Seit dem 1. August 2023 erstreckt sich die Möglichkeit der Online-Gründung auch auf Sachgründungen oder gemischte Bar- und Sachgründungen.

GUT ZU WISSEN:

• Sacheinlagen sind bei der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) gesetzlich ausgeschlossen. Eine Unternehmergesellschaft (UG) muss rein bar gegründet werden.
• Sachgründungen, bei denen eine notarielle Beurkundung erforderlich ist, wie beispielsweise bei der Übertragung von Grundstücken oder GmbH-Anteilen sind weiterhin nur möglich, wenn die Beteiligten persönlich vor einem Notar erscheinen.

 3. Was wird für die Online-Gründung benötigt?

Benötigte Unterlagen sind der Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste, Geschäftsführerinformationen, Sitz der GmbH sowie Angaben und Nachweise zum Stammkapital.

Des Weiteren benötigen Sie einen Personalausweis mit eID-Funktion, die Smartphone App der Bundesnotarkammer. Im ersten Schritt müssen Sie sich dann auf dem Portal der Bundesnotarkammer für das Online-Verfahren registrieren.

4. Welche technischen Voraussetzungen muss ich erfüllen, um eine GmbH online zu gründen?

Um eine GmbH online zu gründen, benötigen Sie grundlegende technische Ausstattung, wie einen Computer mit Internetzugang, Kamera und Mikrofon. Außerdem brauchen Sie einen gültigen Personalausweis mit eID-Funktion und ein Smartphone zum Auslesen der eID und des Lichtbilds.

5. Wie funktioniert die Identifizierung durch den elektronischen Identitätsnachweis (eID)?

Die Identifizierung erfolgt zweistufig. Erstens mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) und zweitens durch den Notar anhand eines Abgleichs des Erscheinungsbildes jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild.

6. Gibt es Einschränkungen oder Besonderheiten bei der Nutzung von Vollmachten für die Online-Gründung?

Nein, es gibt keine Einschränkungen bei der Nutzung von Vollmachten für die Online-Gründung.

7. Reicht ein Computer, wenn mehrere Personen an dem Online-Verfahren teilnehmen?

Nein, jeder Beteiligte muss über einen eigenen Computer oder Laptop verfügen.

8. Was ist der Unterschied zwischen Bargründung und Sachgründung?

Bei der Gründung einer GmbH ist das Stammkapital eine wesentliche Anforderung. Es gibt zwei Arten der Stammkapitalaufbringung: die Bargründung und die Sachgründung.

Bargründung erfordert, dass die Nennbeträge der Geschäftsanteile in Form von Geld (Bareinlage) erbracht werden. Zum Zeitpunkt der Handelsregisteranmeldung müssen mindestens ein Viertel des Nennbetrags auf jeden Geschäftsanteil und insgesamt mindestens 12.500 Euro auf das Bankkonto der GmbH eingezahlt sein.

Bei der Sachgründung bringen Gesellschafter Vermögensgegenstände wie Immobilien, bewegliche Güter oder Forderungen in die GmbH ein, anstelle von Bareinlagen. Sacheinlagen müssen vor der Handelsregisteranmeldung vollständig erfolgen.

9. Kann die Gründung auch teilweise online teilweise persönlich ablaufen?

Ja, es ist erlaubt, eine gemischte Beurkundung durchzuführen, bei der einige Beteiligte digital an der Beurkundung teilnehmen und andere physisch vor Ort beim Notar anwesend sind.

10. Wie lange dauert der gesamte Prozess der GmbH-Gründung online im Vergleich zur herkömmlichen Gründung?

Die Online-Gründung einer GmbH muss innerhalb von zehn Werktagen nach Erhalt der vollständigen Handelsregisteranmeldung oder nach Beseitigung eventueller Eintragungshindernisse im Handelsregister abgeschlossen sein. Wenn die Gründungsgesellschafter ausschließlich natürliche Personen sind und ein Musterprotokoll verwendet wird, verkürzt sich diese Frist auf fünf Werktage.

11. Welche Vorteile bietet die Online-Gründung im Vergleich zur traditionellen Vorgehensweise?

Die Online-Gründung einer GmbH bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Vorgehensweise. Dazu gehören Zeitersparnis, da viele Schritte digital erledigt werden können und eine höhere Flexibilität für die Beteiligten, da sie von überall aus teilnehmen können. Die Online-Gründung erleichtert zudem die Zusammenarbeit bei internationalen Geschäftsgründungen und fördert die Digitalisierung im Unternehmenswesen.

12. Kann der gesamte Gründungsprozess online durchgeführt werden?

Ja, alle Gründungsschritte einer GmbH-Gründung können online durchgeführt werden. Im Fall von Satzungsänderungen oder der Veräußerung von Geschäftsanteilen steht das Online-Verfahren dagegen nicht zur Verfügung.

13. Kann die Online-Gründung vom Notar abgelehnt werden?

Ein Notar hat das Recht, eine Beurkundung über das Internet abzulehnen, sofern nicht gewährleistet ist, dass er seine Amtspflichten erfüllen kann. Auch Zweifel in Bezug auf die Identität eines Beteiligten oder Zweifel an der erforderlichen Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten können zur Ablehnung der Online-Gründung durch den Notar führen.

14. Kann zur Online-Gründung das vereinfachte Musterprotokoll verwendet werden?

Ja, auch bei der Online-Gründung kann ein Musterprotokoll verwendet werden, dieses unterscheidet sich jedoch inhaltlich von den Musterprotokollen, die bei Präsenzterminen verwendet werden.

Grundsätzlich besteht bei der Nutzung von Musterprotokollen der Nachteil, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Texte inhaltlich nicht verändert werden dürfen, was zur Folge hat, dass die Gesellschafter keine eigenen Klauseln hinzufügen können.

Hinzukommt, dass im Rahmen einer Online-Gründung keine Kostenvorteile durch die Verwendung eines Musterprotokolls entstehen.

15. Für welche Leistungen muss man weiterhin persönlich beim Notar erscheinen?

Für sämtliche Angelegenheiten, die nicht dem Gesellschaftsrecht unterliegen, bleibt nach wie vor der Besuch eines Notars zwingend erforderlich. Dies betrifft insbesondere die klassischen notariellen Angelegenheiten, wie Immobilienkäufe, erbrechtliche Regelungen und Eheverträge. Für Privatpersonen, die keine Unternehmen betreiben, ändert sich also vorerst nichts.

16. Kann man sich beim GmbH online gründen vertreten lassen?

Sie können sich bei der Online-Gründung auch durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Zu diesem Zweck muss eine notariell beglaubigte Vollmacht eingereicht werden. Dafür ist die Vollmacht dem Notar im Original oder in Form einer beglaubigten Kopie vorzulegen.  Bevollmächtigungen aus dem Ausland müssen zunächst legalisiert oder durch eine Apostille bestätigt werden, um in Deutschland anerkannt zu werden.