Mitarbeitergespräch führen und vorbereiten

In den meisten Unternehmen ist es üblich, in regelmäßigen Abständen ein Mitarbeitergespräch zu führen. Bei schlechter Vorbereitung und unklarer Zielsetzung ist bei so einem Gespräch von Zeitverschwendung bis zu größeren Irritationen bei den Beteiligten alles möglich. Wenn Sie sich aber gut vorbereiten, kann es für beide Seiten gewinnbringend sein. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

Worin liegt überhaupt der Sinn eines Mitarbeitergesprächs?

Der Austausch zwischen Vorgesetzten und Angestellten in einem Mitarbeitergespräch findet in der Regel halbjährlich oder jährlich statt und wird deswegen in manchen Firmen auch Jahresgespräch genannt.

In diesem Mitarbeitergespräch geht es um die geleistete Arbeit des Angestellten, die aktuelle Situation sowie die Erwartungen an die Parteien und Herausforderungen für die Zukunft.

Für den Vorgesetzten liegt der Vorteil darin begründet, dass dieses Gespräch als Instrument der Personalentwicklung betrachtet werden kann, das dabei hilft, die Ressourcen der Angestellten besser zur Entfaltung zu bringen. Der Angestellte kann das Mitarbeitergespräch dazu nutzen, sich verstärkt in das Unternehmen einzubringen und sich unter Umständen als geeignet für eine Beförderung zu erweisen oder um einfach eigene Fragen und Anliegen zur Sprache zu bringen.

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Wie sollte man sich vorbereiten?

Teilen Sie dem Mitarbeiter, mit dem Sie das Personalgespräch führen wollen, die organisatorischen Rahmenbedingungen mit: Ort, Termin und auch Dauer der Unterhaltung. Es entspannt die Atmosphäre, wenn beide Seiten wissen, wie lange das Gespräch in etwa dauern soll, um sich darauf vorbereiten zu können. Grenzen Sie die Unterhaltung aber auch thematisch ein. Machen Sie sich im Vorfeld klar, was Inhalt und Ziel des Gesprächs sein sollen. Ist es ein allgemeines Feedbackgespräch? Soll der Angestellte zu mehr Engagement angehalten werden? Oder kommt er für eine Beförderung in Frage? Machen Sie sich ruhig einige Stichpunkte, die Ihnen als Leitfaden dienen und verhindern können, dass die Unterhaltung ausfranst und am Ende zu keinem Ziel kommt.

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Worauf sollte man während des Mitarbeitergesprächs achten?

Stellen Sie zu Beginn erst einmal eine angenehme Atmosphäre her. Der Angestellte sollte sich wohl fühlen und nicht wie in einem Verhör. Die erste inhaltliche Frage sollte dann einen Themenbereich betreffen, mit dem Ihr Gegenüber sich gut auskennt. Auf diese Weise kommt ein angenehmer Gesprächsfluss in Gang. Wenn Sie dann auf der Sachebene sind, geben Sie eine klare Struktur und ein eindeutiges Thema vor. Auch der Mitarbeiter bewertet die Unterhaltung im Nachhinein positiver, wenn es einen roten Faden gab und er klar erkennen kann, worum es ging und was es gebracht hat.

Wenn Sie das Mitarbeitergespräch führen, weil es Anlass zu Kritik an der Arbeit oder an dem Verhalten des Mitarbeiters gibt, sollte diese Kritik so verpackt werden, dass er sich nicht persönlich herabgesetzt fühlt, sondern sich im Idealfall motiviert fühlt, an sich zu arbeiten und die Kritik umzusetzen. Deshalb ist es wichtig, dass es nicht bei der Kritik bleibt, sondern Sie auch lobende Worte finden. Ein anschauliches Bild für konstruktive Kritik ist beispielsweise die „Sandwich-Methode“, die vorsieht, dass Kritik eingebettet ist in je einen lobenden Kommentar vor und nach der Kritik.

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Kritik sollte außerdem immer auf der Sachebene statt der persönlichen Ebene geäußert werden. Dann besteht eine große Chance, dass sie als Anregung verstanden und gut angenommen wird. Wenn der Mitarbeiter in der Vergangenheit gute Arbeit geleistet hat, können Sie ihn unter Umständen mit einem positiven Zwischenzeugnis noch stärker motivieren. Ein Anrecht auf ein Zwischenzeugnis hat ein Angestellter gesetzlich nicht direkt, allerdings gibt es zum einen in vielen Tarifverträgen hierzu Regelungen und zum anderen ergibt sich generell aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer die Pflicht auf ein Zwischenzeugnis im Falle eines triftigen Grundes – dies kann beispielsweise beim Wechsel des direkten Vorgesetzten der Fall sein. Informieren Sie sich in Fachbüchern darüber, wie ein professionelles Arbeits- oder Zwischenzeugnis aussieht.

Formulieren Sie am Ende des Gesprächs mit dem Mitarbeiter gemeinsam ein Ziel, das er in Zukunft erreichen möchte. Diese Zielvorgabe dient dann wiederum als Basis für das nächste Mitarbeitergespräch.

Welche Fragen sind sinnvoll in einem Mitarbeitergespräch?

Es liegt in der Natur der Sache, dass der größere Redeanteil bei der Person liegt, die das Thema und die Struktur des Gesprächs vorgibt – und das sind Sie als Vorgesetzter. Dennoch sollte es grundsätzlich ein Dialog bleiben. Typische Fragen, die immer wieder vorkommen können, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen wollen, sind folgende:

• Was ist Ihr aktuelles Projekt? Gibt es dabei Schwierigkeiten, bei denen wir Hilfe anbieten können?
• Fühlen Sie sich motiviert? Macht Ihnen die Arbeit Freude? Wie empfinden Sie die Arbeitsatmosphäre?
• Haben Sie sich Ihrem Empfinden nach in den letzten Jahren weiterentwickelt? Was möchten Sie in der Zukunft noch erreichen? Benötigen Sie für diese Ziele Unterstützung von unserer Seite aus?
• Bekommen Sie oft genug eine Rückmeldung, oder wünschen Sie sich ein regelmäßigeres Feedback zu Ihrer Arbeit? Was wünschen Sie sich von Ihren Vorgesetzten?

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Wenn das Gespräch in einer vertrauensvollen und angenehmen Atmosphäre stattfindet und die oder der Angestellte Wohlwollen von Seiten des Vorgesetzten empfindet, fallen die Antworten offen und ehrlich aus. Dann erhält die Unternehmensführung hilfreiche Einsichten, die zum Wohle der Firma und der Angestellten umgesetzt werden können.

Das Mitarbeitergespräch aus Sicht des Angestellten

Da die Fragen, die auf den Tisch kommen, wenn der Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch führen will, in der Regel nicht sehr überraschend sind, können die Mitarbeiter sich gut auf das Gespräch vorbereiten. An erster Stelle sollte der Angestellte natürlich Interesse, Aufgeschlossenheit und Engagement zeigen. Die Erfolge und erbrachten Leistungen des Angestellten und deren Benefit für das Unternehmen sind hier Kernpunkte der Betrachtungsweise. Der Mitarbeiter sollte bei diesem Gespräch im Idealfall aber nicht nur dazu in der Lage sein, über die aktuellen Arbeiten Rede und Antwort zu stehen. Er sollte darüber hinaus auch Verbesserungsvorschläge oder Ideen für zukünftige Projekte einbringen können. Idealerweise bringen beide Parteien zum Ausdruck, weiterhin langfristig aufeinander zu bauen – auch, wenn sich dies in unserer schnelllebigen Zeit mitunter nicht immer realisieren lässt.

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Regelmäßig nutzen Angestellte diese Gelegenheit, um ein Zwischenzeugnis anzufragen. Diesem Wunsch sollte man, wenn keine guten Gründe dagegenstehen, nachkommen und mit Vorlagen für Zwischenzeugnisse, zum Beispiel für die Gastronomie ist dies schnell und rechtssicher erledigt. Das Mitarbeitergespräch ist auch für den Angestellten ein Moment, um seinerseits Kritik zu äußern. Diese sollte natürlich nicht nörgelig, sondern stets konstruktiv vorgebracht werden. Freundlich vorgetragene, gut durchdachte  Kritik vermittelt, dass der Mitarbeiter sich Gedanken macht und Verbesserungen erreichen möchte. Solche Kritik ist mitunter extrem wichtig, um Prozesse zu verbessern und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur zu sein.

Wie sollte es nach dem Mitarbeitergespräch weitergehen?

Das Personalgespräch sollte kein Selbstzweck sein, sondern konkrete Ziele verfolgen, die im Anschluss auch umgesetzt werden sollten. Formulieren Sie also konkrete Vereinbarungen mit Ihren Angestellten. Diese sollten schriftlich festgehalten werden – dadurch bleiben die Ziele bei Vorgesetzten und Mitarbeitern im Gedächtnis. Auf diese Weise werden Sie in Zukunft Gespräche führen, die den gemeinsamen Interessen der Mitarbeiter und der Unternehmensführung dienen.

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