Die Buchführungspflicht

In welcher Form müssen Unternehmer und Selbstständige sie erfüllen?

Für jeden, der sich selbstständig macht, stellt sich die Frage, welche Art von Buchführung für ihn relevant ist. Was ist das überhaupt – die Buchhaltungspflicht? Für welche Rechtsform gelten welche Bestimmungen? Wer ist buchführungspflichtig? Gibt es Ausnahmen? Insbesondere auf die verschiedenen Normen des Handels- sowie des Steuerrechts wollen wir in diesem Artikel eingehen.

Doppelte Buchführung oder Einnahmen-Überschussrechnung

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Gewinne zu ermitteln. Die gesetzlichen Vorgaben unterscheiden hierbei zwei Vorgehensweisen: die doppelte Buchführung und die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Wesentlich höhere Anforderungen an ein Unternehmen bringt die doppelte Buchführung mit sich. Spricht man von der Buchführungspflicht, ist die Pflicht zur doppelten Buchführung gemeint. Unter sehr bestimmten Voraussetzungen kann diese Pflicht entfallen und die EÜR ausreichend sein.

Die doppelte Buchführung

Zur Bilanzierung sind eine Eröffnungsbilanz und eine Abschlussbilanz erforderlich, die aus der Aktivseite (Vermögen bzw. Mittelverwendung) und Passiva (Kapital bzw. Mittelherkunft) bestehen. Zu den in der Bilanzierung bestehenden Posten werden jeweils Konten (Aktivkonten und Passivkonten) eröffnet, in denen die Ab- und Zugänge von Anlagevermögen und Umlaufvermögen sowie die Erhöhung und Verringerung von Eigenkapital und Fremdkapital festgehalten werden. Man spricht hier von Bestandskonten. Die Darstellung der Veränderungen erfolgt über die Soll- und Haben-Seite. Bei Aktivkonten werden Anfangsbestand und Zugänge auf der Soll-Seite verbucht, Abgänge im Haben. Bei Passivkonten verhält sich dies umgekehrt. Die jeweiligen Vorgänge müssen im Sinne der doppelten Buchführung jedoch stets auf zwei Konten erfolgen. Die Ergebnisse in allen Konten werden letztendlich im GuV-Konto festgehalten, das die Grundlage für die Bilanz bildet.

Am einfachsten erklärt sich dies an einem Beispiel:

Beispiel 1: Kauft eine Kunde Waren und bezahlt direkt in bar, dann werden die Konten „Waren“ und „Kasse“ bebucht. Das Warenkonto hat logischerweise einen Abgang, während das Kassenkonto einen Zugang ausweisen muss. Im Warenkonto als Aktivkonto wird der Abgang im Haben mit der Kasse als Gegenkonto gebucht in dem entsprechenden Warenwert. Auch das Kassenkonto ist ein Aktivkonto, weshalb der Zugang im Soll mit den Waren als Gegenkonto dargestellt wird.

Beispiel 2: Bezahlt ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten per Banküberweisung, dann nimmt das Bankkonto im Haben ab mit den Verbindlichkeiten als Gegenkonto, die Verbindlichkeiten senken sich hingegen auf der Soll-Seite.

Die Einnahmenüberschussrechnung

Bei der EÜR wird lediglich eine Einnahme des bezahlten Betrages auf das Bankkonto bzw. die Kasse gebucht. Dies ist sehr viel einfacher und daher insbesondere für die Businessplanung von Start-ups eine angenehme Lösung. Die Warenbewegung findet also keinen Niederschlag in der EÜR; diese wurde in der Vergangenheit lediglich als Ausgabe verbucht, als die Ware oder die Rohstoffe eingekauft wurden.

Welche Arten von Buchführungspflichten gibt es?

Unternehmen können prinzipiell aus handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Gründen buchführungspflichtig sein.

Die Buchführungspflicht im HGB

Jeder Kaufmann ist zunächst grundsätzlich buchführungspflichtig. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt, wobei unter Handelsgewerbe jeder Gewerbebetrieb zu verstehen ist. Erfordern Art und Umfang des Unternehmens keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, gelten die Regelungen zum Kaufmann nicht. Die Verpflichtung zur Buchführung ergibt sich für den Kaufmann aus dem § 238 HGB, nach dem jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

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Die Rechtsform der Handelsgesellschaften im HGB

Die Rechtsform der Handelsgesellschaften ist im engeren Sinn eine Personengesellschaft des Handelsrechts. Dies sind zum Beispiel alle Kapitalgesellschaften, Aktiengesellschaften, GmbHs und Kommanditgesellschaften. Die Rechtsform der Handelsgesellschaft ist nach § 6 HGB zur Buchführung verpflichtet.

Die Buchführungspflicht aus dem Steuerrecht

Derivative Buchführungspflicht nach § 140 Abgabenordnung (AO)

Die Buchführungspflicht ergibt sich im Steuerrecht zunächst aus dem § 140 AO (Abgabenordnung) nach dem jeder, der aus anderen Gesetzen zur Buchführung verpflichtet ist, automatisch auch aus steuerrechtlicher Sicht zur Buchführung verpflichtet ist. Betroffen sind hier im Wesentlichen Kaufleute im Sinne des HGB. Da die Pflicht sich aus einem anderen Gesetz ableitet, spricht man hier von derivativer Buchführungspflicht.

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Originäre Buchführungspflicht nach § 141 Abgabenordnung (AO)

Für nicht bereits im § 140 erfassten Unternehmen greifen die Regelungen des § 141 der AO. Anbei der erste Absatz aus dem Gesetz zitiert:

Abgabenordnung (AO) § 141 Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger

(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

1. einen Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 3 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes von mehr als 600 000 Euro im Kalenderjahr oder
2. (weggefallen)
3. selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25 000 Euro oder
4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60 000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60 000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben.

gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt. 

Die Rechtsform der Personengesellschaften im BGB

Zu den Personengesellschaften zählen zum Beispiel die GbR, die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, die Offenen Handelsgesellschaften, die Kommanditgesellschaften und als Sonderfall die GmbH & Co. KG. Eine Personengesellschaft definiert sich durch den Zusammenschluss von mindestens zwei Parteien. Es kann sich dabei um natürliche, aber auch juristische Personen handeln. Ob und wann bei der jeweiligen Rechtsform eine Bilanzierung erfolgen muss, ergibt sich aus § 141 AO.

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

Zur Klärung der Frage, hier noch einmal eine Auflistung, wer nicht dieser Pflicht unterliegt:

• Die Buchführungspflicht nach HGB gilt nicht für Einzelunternehmen, die keinen kaufmännischen Status haben und nicht im Handelsregister eingetragen sind.
• Ebenfalls befreit sind Land- und Forstwirte, sofern sie die Gewinn- und Umsatzgrenzen unterschreiten und der Wert ihres bewirtschafteten Landes unterhalb der Grenze liegt.
• Weiterhin gilt die Befreiung uneingeschränkt für Personenvereinigungen, für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und für Partnergesellschaften.
• Die Rechtsform der Freiberufler genießt eine Sonderstellung:
  Unabhängig von der Höhe der erzielten Umsätze und Gewinne sind freiberuflich Tätige nicht zur Buchführung verpflichtet, da es sich nach geltendem Handelsrecht nicht um Kaufleute handelt und sie kein Gewerbe betreiben. Zur Rechtsform der Freiberufler gehören zum Beispiel Ärzte, Ingenieure, Rechtsanwälte sowie alle selbstständigen Künstler und Lehr- und Erziehungstätige. Wer möchte, kann sich bei dieser Rechtsform freiwillig für eine doppelte Buchführung entscheiden.
  

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Wenn die Grenzen der Buchführungspflicht nur einmalig überschritten werden

Wer die Grenzen der Buchführungspflicht einmalig überschritten hat, behält zunächst seinen alten Status bei. Erst wenn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren höhere Gewinne oder Umsätze erzielt wurden, als es die festgesetzten Grenzen erlauben, werden Unternehmen buchführungspflichtig. Ebenso ist es möglich, als Einzelkaufmann nicht mehr buchführungspflichtig zu sein, wenn diese Grenzen über den gleichen Zeitraum unterschritten wurden. In diesem Fall erfolgt eine Benachrichtigung der Finanzbehörden. Erst danach erlischt die Verpflichtung.

Welche Regelung gilt für die Rechtsform der Kleingewerbetreibenden?

Ein Kleingewerbe ist laut §1 Abs. 2 HGB ein Unternehmen, das „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“. Die Frage nach der Buchführungspflicht lässt sich für Kleingewerbetreibende nicht eindeutig beantworten. Für Kleinunternehmer gilt keine grundsätzliche Befreiung von der Verpflichtung nach dem HGB. Auch wenn die Umsätze eingeschränkt sind, um die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, schließt dies nicht ein, dass die Vorgaben der AO außer Kraft gesetzt sind. Die Regelungen des HGB gelten durchaus auch für die Rechtsform des Kleingewerbes. Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften sind auch hier ausnahmslos buchführungspflichtig.

Welche Aufgaben gehören zur Buchführungspflicht?

Um der Buchführungspflicht nach dem HGB gerecht zu werden, gilt eine Aufzeichnungspflicht für alle geschäftlichen Vorgänge. Dies beinhaltet das Erstellen einer Inventarliste und eines Jahresabschlusses, der eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung enthält. Darüber hinaus ist eine jährliche Inventur erforderlich. Obligatorisch ist weiterhin eine doppelte Buchführung, also das Buchen auf Konto und Gegenkonto. Zu den Pflichten gehört auch die Aufstellung eines Anlagenspiegels. Aufgrund der Buchführung lässt sich eine betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, erstellen, die die erforderlichen Kennzahlen darlegt. Wer gegen die vom HGB festgesetzte Buchführungspflicht verstößt, kann mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder einer Geldstrafe bestraft werden. Bei Fahrlässigkeit reduziert sich das Strafmaß auf eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder auf eine Geldstrafe.

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