Zwischenzeugnis für die Arbeit

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Das Zwischenzeugnis ist für viele Arbeitnehmer ein wichtiger Baustein für ihre persönliche Karriere. Die Arbeitgeber müssen dabei nicht unbedingt immer von einem drohenden Jobwechsel ausgehen. Es gibt viele Gründe im beruflichen Ablauf, die ein Zwischenzeugnis für die Arbeit erfordern. Wann ein solches Zeugnis ausgestellt werden muss, wie die Fristen sind und welche Form notwendig ist, erklären wir Ihnen hier.

Das Zeugnis anfordern

Eines vorab: Ein Arbeitnehmer hat keinen gesetzlich festgeschriebenen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis zur Bewertung seiner Arbeitsleistung im bestehenden Arbeitsverhältnis. Dennoch gibt es im betrieblichen Alltag zahlreiche Situationen, in denen sich aufgrund der gesetzlichen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ein solches Anrecht ableiten lässt. Vereinfacht ausgedrückt: Es lässt sich immer dann ein Zwischenzeugnis anfordern, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Eine Änderung am Arbeitsverhältnis ist beispielsweise solch ein Argument. Der Arbeitnehmer muss in einem solchen Fall explizit ein Zwischenzeugnis anfordern und auf Nachfrage auch den Grund angeben, da er eine Holschuld besitzt. Typische Anlässe zur Anfertigung eines Zwischenzeugnisses sind:

• Befristetes Arbeitsverhältnis: Auch wenn eine Übernahme in Aussicht gestellt wird, steht dem Arbeitnehmer ein Zeugnis für potenzielle Bewerbungen zu.
• Vorgesetztenwechsel: Damit die Eindrücke der scheidenden Führungskraft nicht verloren gehen.
• Abteilungswechsel: Die Arbeit innerhalb der bisherigen Abteilung muss bei einem Abteilungswechsel bewertet werden.
• Beförderung: Neue Verantwortungen bestehen, wodurch der alte Job zuerst abschließend bewertet wird.
• Weiterbildung: Neu erlangte Kompetenzen und Wissenserweiterungen können in einem Zwischenzeugnis dokumentiert werden. Außerdem kann eine ausgiebige Weiterbildung zur Beförderung führen.
• Stellenabbau: Sind den Mitarbeitern finanzielle Einbrüche im Unternehmen bekannt, dürfen sie sich auf einen Stellenabbau mit entsprechenden Zwischenzeugnissen vorbereiten.
• Betriebsübernahme: Wechseln die Eigentümer im Unternehmen, kommt es häufig zu Umbesetzungen und Entlassungen. Es besteht der gleiche Grund, wie bei einem Stellenabbau.
• Elternzeit: Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen für die Zeit der Kinderbetreuung, kann die bisherige Arbeit bewertet werden.
• Auszeit: Eine unbezahlte Freistellung, wie es z. B. bei einem Sabbatical der Fall ist, ist eine Zäsur in der bisherigen Zusammenarbeit, weshalb das Anrecht auf ein Zeugnis besteht.
• Langes Arbeitsverhältnis: Wenn das Arbeitsverhältnis bereits sehr lange besteht und während der bisherigen Beschäftigung noch kein Zwischenzeugnis ausgestellt wurde.

Auf Fristen für das Zwischenzeugnis achten

Hat der Mitarbeiter sein Zeugnis angefordert, muss der Arbeitgeber dieses innerhalb einer Zeitspanne von wenigen Wochen ausstellen. Ganz exakte Fristen für die Erstellung sind nicht in Gesetzen festgehalten. Für das Anfordern von Zwischenzeugnissen bestehen hingegen klare Regeln. Viele Unternehmen bauen Ausschlussfristen in die Arbeitsverträge ein. Diese können dafür sorgen, dass Mitarbeiter trotz triftigem Grund nicht mehr auf ein Zeugnis bestehen dürfen, wenn die Frist bereits verstrichen ist. Häufig werden Ausschlussfristen jedoch bei Arbeitszeugnissen und einem Jobwechsel verwendet. Sind keine Ausschlussfristen genannt, geht die Rechtsprechung von 6 bis 36 Monaten aus, in denen Zeugnisse nachträglich angefordert werden können.

An dem langen Zeitkorridor lässt sich ablesen, dass die Urteile stark unterschiedlich ausfallen und keine einheitlichen Regelungen herrschen. Ist eine Beurteilung falsch ausgestellt oder der Mitarbeiter möchte die Inhalte beanstanden, so stehen ihm im Normalfall drei bis sechs Monate zur Verfügung, in denen er Einspruch einlegen kann. Des Weiteren können sich Fristen aus Notwendigkeiten ergeben. Möchte ein Mitarbeiter das Zeugnis beispielsweise für Bewerbungen oder Weiterbildungen nutzen, so ist dieses zeitnah, bzw. bis zum Start der Bewerbungs- oder Weiterbildungsphase, auszustellen.

Die Form der Ausgestaltung – Einfaches vs. qualifiziertes Zwischenzeugnis

In einem nächsten Schritt stellt sich die Frage, wie ein Zwischenzeugnis aussehen muss, also welche Form der Ausgestaltung zu wählen ist. Grundsätzlich gibt es nur wenige Unterschiede zwischen Arbeitszeugnissen und Zwischenzeugnissen. Ein Mitarbeiter hat zunächst das Recht zur Wahl zwischen einem qualifizierten oder einem einfachen Zeugnis. Bei der einfachen Variante werden ausschließlich die Art und die Dauer des Arbeitsverhältnisses, also die wichtigsten Eckdaten der Beschäftigung genannt. Diese Form wählen Mitarbeiter, wenn sie mit einer schwachen Bewertung rechnen oder das Zeugnis lediglich zum Nachweis einer lückenlosen Anstellung dienen soll. Viele Arbeitgeber gehen jedoch bereits davon aus, dass hinter einem einfachen Arbeitszeugnis ein gestörtes Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen bestand.

In den meisten Fällen werden qualifizierte Zeugnisse ausgestellt. Diese beinhalten über den Umfang der einfachen Zeugnisvariante hinausgehend eine ausführliche Bewertung der Arbeit. Hierbei hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, seinen bisherigen Mitarbeiter hinsichtlich mehrerer Eigenschaften zu benoten. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Arbeitsqualität, eventuelle Führungsleistung, Sozialverhalten und eine Aussage zur Gesamtzufriedenheit. Außerdem können spezielle Eigenschaften wie Auffassungsgabe, Loyalität, Integrität usw. beschrieben werden.

Doch auch Fehlverhalten wie Alkoholkonsum, Unfreundlichkeit oder ein ausgeprägtes Flirtverhalten können Bestandteil der Beurteilung werden. Zudem gehören bei einem Jobwechsel der Grund der Beendigung, eine Dankesformel und Zukunftswünsche aufgeführt. Bei der äußeren Form ist darauf zu achten, dass das Zeugnis schriftlich und gedruckt ausgehändigt werden muss. Das Papier muss mit einem Briefkopf versehen sein und es bedarf einer Unterschrift.

Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen müssen Zwischenzeugnisse im Präsens geschrieben werden, da das Arbeitsverhältnis fortbesteht.

Sonderfall Bindungswirkung

Ein positives Zwischenzeugnis hat für den Mitarbeiter einen weiteren großen Vorteil, was die Bindungswirkung angeht. Ein abgegebenes Zeugnis während eines laufenden Arbeitsverhältnisses hat immer auch Auswirkungen auf mögliche Arbeitszeugnisse zum Ende der Beschäftigung. Ein Mitarbeiter hat beispielsweise einen Abteilungswechsel vorgenommen und hierfür ein sehr gutes Zwischenzeugnis erhalten. Wenige Monate später verlässt er das Unternehmen, da die neue Arbeit nicht zu ihm passte. Liegt ein solcher Jobwechsel vor, darf das Abschlusszeugnis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses nicht komplett anders aussehen als das Zwischenzeugnis.

Sogar wenn ein sehr langer Zeitraum zwischen  dem Zwischen- und Abschlusszeugnis liegt, besteht die Bindungswirkung, wenn in der Zwischenzeit keine gravierenden Vorfälle aufgekommen sind. Ein Bindungsverhältnis wird jedoch aufgehoben, wenn die jeweiligen Zeugnisse durch unterschiedliche Vorgesetzte vorgenommen werden. Wurden Zwischenzeugnisse noch vom Chef vorgenommen, der mittlerweile in Rente ist, so kann der neue Vorgesetzte durchaus andere Vorstellungen von der Arbeitsweise haben und somit eine differenziertere Beurteilung ausstellen.

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Zeugniscode beachten

Arbeits- und Zwischenzeugnisse müssen wahr und wohlwollend formuliert werden. So die Rechtsprechung. Deshalb ist bei der Erstellung darauf zu achten, dass die Bewertungen auf keinen Fall offensichtlich negativ und auch nicht übertrieben positiv ausfallen dürfen. Der Zielkonflikt zwischen Wahrheit und Wohlwollen hat im Laufe der Jahre zu einer Art Zeugnistechnik in Form einer Verschlüsselungssprache geführt. Bestimmte Aussagen werden hierbei nicht im Klartext, sondern per „Zeugniscode“ verdeckt gemacht. Somit ist darauf zu achten, dass für die Benotungen der Zeugniscode verwendet wird. Dieser ist in positiven Worten verfasst und Arbeitgeber nutzen ihn, um über Abstufungen Noten zu verteilen. So bedeutet ein „stets zur vollsten Zufriedenheit“ beispielsweise die Note 1, während ein „im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit“ nur noch eine Note 5 widerspiegelt. Verständige Dritte, z.B. Personalverantwortliche, verstehen diesen Code und können die wahre Arbeitsleistung des Arbeitnehmers sehr sicher einschätzen.

Denn mit diesem Code lassen sich insbesondere auch negative Auffälligkeiten in vermeintlich nette Worte verpacken und in die Bewertung aufnehmen. Hier seien die Beispiele „erfrischende Offenheit“ für einen frechen Mitarbeiter oder „gesundes Selbstbewusstsein“ als Arroganz genannt. Falsch formulierte Sätze können von den Arbeitnehmern sogar angefochten werden, was die Prozedur deutlich in die Länge ziehen kann. Bei Bedarf stehen dem Arbeitgeber Muster und Vorlagen zur Verfügung, aus denen er sich die passenden Sätze bauen kann.