Der Kostenplan im Businessplan

Der Kostenplan im Businessplan ist ein entscheidender Bestandteil bei der Planung Ihrer Finanzen. Denn zu Beginn jeder Unternehmung entstehen in der Regel Kosten. Und die müssen Sie zunächst einmal decken, um langfristig Gewinne erwirtschaften zu können. In diesem Artikel

• Erfahren Sie, wie Sie eine Kostenplanung erstellen und welche Kosten hineingehören.
• Erhalten Sie ein kostenloses Muster für einen Finanzplan inklusive Kostenplanung.
• Lernen Sie, warum eine sorgfältige Kostenplanung wichtig ist.
• Entdecken Sie, wie Sie Ihre Geschäftsidee auf eine solide finanzielle Basis stellen. 

Was ist ein Kostenplan?

Ein Kostenplan ist eine detaillierte Übersicht über die erwarteten Kosten und Ausgaben, die mit der Gründung, dem Betrieb und dem Wachstum eines Unternehmens verbunden sind. Die Kostenplanung dient dazu, den Finanzbedarf einer unternehmerischen Tätigkeit zu ermitteln und wird in der Regel für einen Zeitraum von 3 Jahren erstellt.

Was sind Kosten?

Kosten sind alle Ausgaben, die durch den Einsatz von Material und Leistung in Ihrem Unternehmen anfallen. Grundsätzlich gibt es drei Arten von Kosten:

• Variable Kosten (direkte Kosten): Ändern sich entsprechend der Produktionsmenge, z.B. Kosten für Mehl bei der Produktion zusätzlicher Brötchen.
• Fixkosten (indirekte Kosten): Fallen unabhängig von der Produktionsmenge an, wie Gehälter und Mieten.
• Mischkosten: Enthalten Elemente beider Kategorien, wie z.B. Strom- und Telefonkosten, und lassen sich nicht eindeutig den Fixkosten oder variablen Kosten zuordnen.

Diese Kosten gehören in den Kostenplan

Ein gut ausgearbeiteter Businessplan enthält typischerweise folgende Elemente:

1. Gründungskosten: Hierbei handelt es sich um die einmaligen Ausgaben, die beim Start des Unternehmens anfallen, einschließlich Beratungsgebühren, Genehmigungen, Anwalts- und Notarkosten und ähnliches.

2. Investitionen: Diese umfassen größere Kapitalausgaben wie Anschaffung von Anlagegütern, Einrichtung von Betriebsstätten, technologische Infrastruktur und andere notwendige Investitionen für den Betrieb des Unternehmens.

3. Betriebskosten: Das sind die laufenden Ausgaben, die für den täglichen Geschäftsbetrieb erforderlich sind, wie Mieten, Energiekosten, Rohstoffe, Lagerhaltung, Vertrieb und Marketing, Wartungskosten, Lizenzgebühren für Software und mehr.
4. Marketing- und Vertriebskosten: Dies umfasst Ausgaben für Werbung, Verkaufsförderung, Vertriebsteams, Messen, Online-Marketing und andere Maßnahmen zur Bekanntmachung und Vermarktung des Unternehmens und seiner Produkte oder Dienstleistungen.
5. Personal- und Personalnebenkosten: Hier werden die Kosten für Mitarbeiter, Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Schulungen und Entwicklung aufgeführt.
6. Abschreibungen: An dieser Stelle berücksichtigen Sie die planmäßige Wertminderung der Anlagegüter (Investitionen).

7. Zinsen: Auch die Zinsaufwendungen stellen Ausgaben für den betrieblichen Aufwand dar und werden in der Kostenplanung erfasst.

Sonderfall: Unternehmerlohn

Der Unternehmerlohn spielt eine zentrale Rolle in der Kostenplanung. In Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) zählt das Gehalt der Geschäftsführer zu den Personalkosten. In Personengesellschaften (Einzelunternehmen und GbR) hingegen wird der Unternehmerlohn separat als Privatentnahme ausgewiesen. Denn Inhaber von Personengesellschaften entnehmen ihr Gehalt in der Praxis aus den Gewinnen. Um sicherzustellen, dass die Einnahmen auch die Lebenshaltungskosten des Unternehmers decken, wird der sogenannte kalkulatorische Unternehmerlohn ermittelt und in der Kostenplanung berücksichtigt.

Warum ist die Kostenplanung wichtig?

Wichtig ist die Kostenplanung vor allem, um einen Überblick über alle anfallenden Kosten zu erhalten. So kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen über ausreichend finanzielle Ressourcen verfügt, um erfolgreich zu starten, zu wachsen und langfristig rentabel zu sein. Insofern hilft die Planung bei der Ermittlung des Finanzierungsbedarfs und ist auch für potenzielle Kapitalgeber von Interesse.

So erstellen Sie einen Kostenplan

1. Beginnen Sie mit der Aufstellung sämtlicher Ausgaben

Überlegen Sie, wofür in Ihrem Unternehmen Ausgaben anfallen. Spielen Sie die Gründung und die ersten Wochen der Geschäftstätigkeit im Kopf durch und notieren Sie, was Sie benötigen und welche Kosten entstehen. Anschließend ordnen Sie Ihre Aufstellung: Die größeren Kostenpositionen kommen nach oben, die kleineren nach unten.

2. Kategorisieren Sie die Ausgaben nach Art

Nun haben Sie bereits einen ersten Überblick über die Hauptfaktoren, die Ihre Kosten beeinflussen. Als nächstes geht es darum, die Ausgaben den verschiedenen Kostenarten zuzuordnen: Gehören sie zu den Gründungskosten, Investitionen, direkten oder fixen Kosten, Lohnkosten oder Betriebskosten?

3. Bestimmen Sie die aktuellen Preise

Recherchieren Sie die Preise für die wesentlichen Positionen, mit denen Sie kalkulieren müssen. Hierfür können Sie auf online oder auf Fachmessen Informationen sammeln, Gespräche mit Lieferanten führen, Preislisten anfordern oder Statistiken studieren. Zudem können Gespräche mit Experten der Branche wertvolle Einblicke bieten.

4. Einschätzung des Bedarfs

Zum Abschluss müssen Sie nun Ihren zukünftigen Bedarf so präzise wie möglich einschätzen. Dieser ist eng mit den Umsatzerwartungen verbunden, insbesondere im Hinblick auf die direkten Kosten.

Beispiel für einen Kostenplan im Businessplan

Tabelle: Beispiel Kostenplan im Businessplan

Hier können Sie ein Muster für einen Kostenplan in Excel herunterladen und sich einen Überblick über den Aufbau eines bankfähigen Finanzplans verschaffen.

Die Kostenplanung effizient gestalten

Es mag verlockend klingen, den Kostenplan im Businessplan durch das Sammeln möglichst vieler Informationen bis ins letzte Detail zu optimieren. Der Aufwand muss jedoch im Verhältnis stehen.

Nicht alle Kostenarten sind gleich wichtig und die Erfahrungen zeigen, dass eine umfassende langfristige Planung zwar machbar, aber nicht kosteneffizient ist. Die Zukunft ist zu unsicher. Es ist daher ratsam, eine detaillierte kurzfristige Planung zu erstellen und diese immer wieder zu aktualisieren (rollierende Planung).

Umso höher die absoluten Kosten sind, umso eher erfordern sie eine detaillierte Planung. Je nach Unternehmensart, -größe, Branche und Produktionsverfahren, sind jeweils andere Kostenarten ausschlaggebend.

Beispiele für wichtige Kostenarten nach Branche:

• Für Dienstleister und Fertigungsunternehmen sind die Personalkosten oft ein ausschlaggebender Kostenfaktor, während Handelsunternehmen in der Regel geringere Personalkosten aufweisen.
• Für Fertigungsunternehmen sind insbesondere Material- und Energiekosten relevant. Sie sind zudem stark abhängig vom Fertigungsprozess.

Tipps für die Kostenplanung

Für den Kostenplan im Businessplan möchten wir abschließend noch einige Tipps geben, die Ihnen helfen, eine realistische Planung zu erstellen:

• Gründliche Recherche: Versuchen Sie möglichst genaue Informationen über Kostenstrukturen in Ihrer Branche zu erhalten. Analysieren Sie vergleichbare Unternehmen und holen Sie für größere Anschaffungen Angebote ein.
• Realistische Schätzungen: Erstellen Sie realistische Schätzungen für jede Kostenkategorie. Seien Sie weder zu optimistisch noch zu pessimistisch.
• Angemessene Reserven: Berücksichtigen Sie einen Puffer für unerwartete Ausgaben, steigende Kosten und andere Risiken. Seien Sie bei der Festlegung von Reserven jedoch vorsichtig, um die Kosten nicht unnötig zu erhöhen.
• Kostenoptimierung: Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung, um unnötige Ausgaben zu minimieren.
• Ganzheitliche Betrachtung: Achten Sie darauf, verschiedene Perspektiven in der Kostenplanung einzubeziehen. Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die Produktion, sondern berücksichtigen Sie auch Kosten für Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb.
• Kostenstruktur beachten: Die Kostenstruktur Ihres Unternehmens beeinflusst maßgeblich das wirtschaftliche Risiko und damit die Finanzierungsmöglichkeiten. Zu hohe fixe Kosten können das Unternehmen anfälliger für Umsatzschwankungen machen, während zu hohe variable Kosten die Rentabilität beeinträchtigen können. Halten Sie die Fixkostenbelastung am Anfang möglichst niedrig.
• Kontinuierliche Aktualisierung: Aktualisieren Sie Ihre Kostenplanung regelmäßig, insbesondere wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Behalten Sie den Überblick über tatsächliche Ausgaben und passen Sie Ihre Planung an.

Fazit

Eine gründliche Kostenplanung ist entscheidend, um einzuschätzen, ob und wann sich Ihre Existenzgründung rentabel entwickeln kann. Daher ist es von großer Bedeutung, frühzeitig zu überlegen, wofür Sie Ihr Geld im Unternehmen investieren und in welchem Umfang und natürlich wo Sie eventuell Einsparungen vornehmen können.

Die gute Nachricht ist, im Gegensatz zu den Umsätzen lassen sich die Kosten in der Regel relativ genau prognostizieren. Wichtige Faktoren wie Lohnkosten oder Mieten können beispielsweise mit vergleichsweise geringem Aufwand recherchiert werden. Was Materialkosten, Einkaufspreise oder Dienstleistungskosten betrifft, stehen Ihnen Preislisten oder Angebote zur Verfügung.

Vergessen Sie nicht, in Ihrem Businessplan anzugeben, wie Sie zu Ihren Zahlen gelangt sind. Dafür ist es hilfreich, relevante Statistiken oder Unterlagen als Anhang beizufügen, um dem Leser zu zeigen, dass Ihre Angaben solide und fundiert sind.

FAQ

1. Wozu brauche ich einen Kostenplan im Businessplan?

Eine Kostenplanung im Businessplan ist wichtig, um Ausgaben zu kontrollieren, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten, die Rentabilität zu optimieren, effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen, finanzielle Risiken zu minimieren und den Erfolg eines Unternehmens langfristig zu sichern. Sie bildet das Fundament für fundierte Geschäftsentscheidungen und nachhaltiges Wachstum.

2. Wie ordne ich die fixen und variablen Kosten richtig zu?

Fixe Kosten sind konstant, unabhängig von der Produktionsmenge, und beinhalten zum Beispiel Mieten und Gehälter. Variable Kosten variieren abhängig von der Produktionsmenge und beinhalten zum Beispiel Rohstoffe und Energie. Fragen Sie sich bei der Einordnung, ob Sie die Kosten durch Ihre Produktionsmenge beeinflussen können.

3. Welche Rolle spielt die Kostenplanung bei der Unternehmensgründung?

Bei der Unternehmensgründung spielt die Kostenplanung eine fundamentale Rolle. Sie ermöglicht eine realistische Einschätzung von Startinvestitionen, langfristigen Betriebskosten und Rentabilität. Eine gründliche Kostenanalyse hilft dabei, finanzielle Risiken zu erkennen, Ressourcen effizient einzusetzen und somit den Erfolg und die Stabilität des Unternehmens zu fördern.

4. Welche Arten von Kosten müssen in einer Kostenplanung berücksichtigt werden?

In einer umfassenden Kostenplanung sollten folgende Kostenarten berücksichtigt werden: Gründungskosten, Investitionen, variable und fixe Betriebskosten, Marketing- und Vertriebskosten, Personalkosten, Abschreibungen und Zinsen.

5. Wie unterscheidet man zwischen variablen und fixen Kosten?

Die Unterscheidung zwischen variablen und fixen Kosten liegt in ihrer Reaktion auf Produktionsänderungen. Variable Kosten variieren direkt mit der Produktionsmenge (z.B. Rohmaterial). Fixe Kosten bleiben konstant, unabhängig von der Produktionsmenge (z.B. Miete).

6. Wie schätze ich die Kosten für mein Geschäftsvorhaben realistisch ein?

Eine realistische Schätzung der Geschäftskosten bedarf gründlicher Recherche, Expertenberatung und detaillierter Analyse der Ausgaben. Informieren Sie sich über durchschnittliche Branchenwerte, holen Sie Kostenvoranschläge von Lieferanten ein und recherchieren Sie Erfahrungen, um fundierte Annahmen für die Budgetierung zu ermöglichen.

7. Welche Strategien kann ich verwenden, um meine Kosten zu optimieren?

Zur Kostenoptimierung können verschiedene Strategien angewendet werden. Dazu gehören Prozessoptimierung, Energieeffizienz, Outsourcing, Lieferantenverhandlungen, Nutzung von Technologie, Bestandsmanagement und Schulung des Personals. Eine systematische Analyse und Implementierung dieser Strategien kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

8. Wie wirken sich Skaleneffekte auf die Kostenplanung aus?

Skaleneffekte, bekannt als „Economies of Scale“, sind die Kostenvorteile, die ein Unternehmen durch geringere oder sinkende Kosten pro hergestelltem Produkt erlangt. Mit zunehmender Produktion können fixe Kosten auf mehr Einheiten verteilt werden, was zu einer Senkung der Stückkosten führt. Eine Erhöhung der Produktions- und Bestellmenge verbessert maßgeblich die Stückkosten, was positive Auswirkungen auf das Gesamtkostengefüge hat.

9. Welche Risiken sind mit dem Kostenplan im Businessplan verbunden?

Mit der Kostenplanung im Businessplan sind verschiedene Risiken verbunden, darunter unerwartete Preiserhöhungen, ungenaue Schätzungen, externe wirtschaftliche Einflüsse und unvorhergesehene Änderungen in der Nachfrage. Es ist wichtig, Puffer für diese Risiken einzuplanen, um die Kosten im Griff zu behalten.

10. Wie reagiere ich auf unerwartete Kostenentwicklungen während der Umsetzung meines Businessplans?

Unerwartete Kosten während der Umsetzung erfordern eine rasche Reaktion. Möglicherweise müssen Einsparungen in anderen Bereichen vorgenommen oder zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten in Betracht gezogen werden, um das finanzielle Gleichgewicht aufrechtzuerhalten.

11. Wie berücksichtige ich Wachstum und Expansion in meiner Kostenplanung?

Für Wachstum und Expansion müssen zukünftige Produktionssteigerungen in der Kostenplanung berücksichtigt und erweiterte Infrastruktur, zusätzliches Personal und Marketingausgaben einkalkuliert werden. Eine realistische Prognose der zusätzlichen Kosten ist entscheidend, um das Wachstum effektiv zu unterstützen.

12. Welche Auswirkungen haben externe Faktoren wie Markttrends auf die Kostenplanung?

Externe Faktoren wie Markttrends beeinflussen die Kostenplanung erheblich. Veränderungen in der Nachfrage, Preisschwankungen von Rohstoffen oder technologische Entwicklungen können Kosten beeinflussen. Eine kontinuierliche Beobachtung dieser Faktoren ist entscheidend, um die Kostenplanung anpassen und wettbewerbsfähig bleiben zu können.

13. Wie erstelle ich eine Budgetplanung, die mit meiner Kostenplanung harmonisiert?

Um eine Budgetplanung zu erstellen, die mit der Kostenplanung übereinstimmt, müssen Einnahmen und Ausgaben präzise abgestimmt werden. Die Budgetierung sollte realistisch, detailliert und auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sein, um eine effektive Kontrolle und optimales Ressourcenmanagement zu gewährleisten.

14. Wie gehe ich mit saisonalen Schwankungen in der Kostenplanung um?

Saisonale Schwankungen erfordern eine flexible Kostenplanung. Durch Prognosen vergangener Saisons und detaillierte Marktanalysen können saisonale Schwankungen antizipiert werden. Mittels eines Puffers in der Budgetierung und vorausschauender Planung können Ressourcen entsprechend angepasst und saisonalen Herausforderungen erfolgreich begegnet werden.

15. Welche Schlüsselkennzahlen und Indikatoren sollte ich verwenden, um die Wirksamkeit meiner Kostenplanung zu überwachen?

Zur Überwachung der Kostenplanung sind die Kostenstruktur (das Verhältnis von fixen zu variablen Kosten), die Kostenentwicklung im Vergleich zur Umsatzentwicklung, der Deckungsbeitrag, die Cashflow-Entwicklung, sowie Abweichungsanalysen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten hilfreich.