Kapitalbedarfsplan erstellen

Wer ein Unternehmen gründen möchte, muss zunächst einmal Geld in die Hand nehmen. Ausgaben entstehen zum Beispiel durch Investitionen, wie den Kauf von Maschinen und Fahrzeugen oder die Kosten für eine Gründungsberatung sowie die Handelsregisteranmeldung. Um einen Überblick zu gewinnen, viel Geld Sie zu Beginn benötigen, sollten Sie einen Kapitalbedarfsplan erstellen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Kapitalbedarfsplanung ist und wie Sie ihn erstellen. Dank unserer kostenlosen Kapitalbedarfsplan-Vorlage können Sie direkt loslegen.

Was ist ein Kapitalbedarfsplan?

Ein Kapitalbedarfsplan zeigt übersichtlich auf, wie viel Kapital benötigt wird und wofür. Er ist ein wichtiger Teil der Finanzplanung und sollte in jedem Businessplan enthalten sein.

Ziel der Kapitalbedarfsplanung ist die möglichst genaue Ermittlung des Kapitalbedarfs. Wenn der Gesamtkapitalbedarf das verfügbare Eigenkapital übersteigt, muss Fremdkapital zur Finanzierung aufgenommen werden. Eine genaue Kapitalbedarfsplanung hilft, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen und eine Zahlungsunfähigkeit (Insolvenz) zu vermeiden.

Die Kapitalbedarfsplanung (auch Investitionsplanung genannt) bildet die Basis für die Finanzierungs- und Liquiditätsplanung. Sie wird nicht nur bei der Gründung eines Unternehmens, sondern auch bei einer Geschäftsübernahme oder einer geplanten Investition eingesetzt. Ein detaillierter Kapitalbedarfsplan erhöht außerdem Ihre Chancen, Banken oder potenzielle Investoren von Ihrem Vorhaben zu überzeugen.

Kapitalbedarfsplanung erstellen mit kostenloser Excel Vorlage

Sie können Ihren Kapitalbedarf beispielsweise in einer Excel-Tabelle planen. Nutzen Sie dazu gerne unsere kostenlose Kapitalbedarfsplan-Vorlage oder verwenden Sie direkt unser Businessplan Komplettpaket, das einen vollständigen Finanzplan und umfassende Tipps und Ausfüllhilfen enthält.

Der Kapitalbedarf setzt sich zusammen aus:

• Gründungskosten
• Investitionen (langfristiges Anlagevermögen) &
• Betriebsmittel (kurzfristiges Umlaufvermögen)

Fragen, die es zu stellen gilt, wenn Sie Ihren Kapitalbedarfsplan erstellen:

• Welche Mittel sind für die formale Gründung notwendig?
• Welche Mittel sind notwendig, um die betriebliche Anlaufphase zu finanzieren?
• Welche Mittel werden mittelfristig zusätzlich benötigt? (z.B. für Liquiditätsreserve, Private Kosten / Unternehmerlohn)
• An welcher Stelle sind Einsparungen möglich, ohne den betrieblichen Erfolg zu gefährden?

Gründungskosten

Beginnen Sie mit der Aufstellung der Kosten für Ihre Gründung. Dies umfasst Ausgaben wie Beratungskosten, Notarkosten sowie Gebühren für Anmeldungen und Genehmigungen.

Investitionen

Fragen Sie sich an dieser Stelle, welcher finanzielle Aufwand erforderlich ist, um Ihr Unternehmen einsatzbereit zu machen. Dazu gehören Ausgaben für Anlagevermögen, welches langfristig im Unternehmen verbleibt, wie Lizenzen, Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroeinrichtung.

Betriebsmittel

Unter Betriebsmittel fallen die laufenden betrieblichen Ausgaben für Material, Roh- und Hilfsmittel, welche später durch Einnahmen gedeckt werden. Da Sie zu Beginn entweder gar keinen oder nur einen geringen Umsatz haben werden, müssen Sie diese in der Anlaufphase zunächst selbst finanzieren. Planen Sie dafür einen Zeitraum von vier bis sechs Monaten ein. Informieren Sie sich über die üblichen Anlaufzeiten in Ihrer Branche.

Liquiditätsreserve

Planen Sie bei der Kapitalbedarfsplanung einen Puffer von 20-25% des ermittelten Kapitalbedarfs ein. In der Regel dauert es, bis die Geschäfte anlaufen und meist tritt nicht alles so ein, wie erhofft. Ein Puffer wappnet Sie für unerwartete Mehrausgaben und schützt Sie vor einer Insolvenz.

Private Kosten / Unternehmerlohn

Einzelunternehmer müssen mit Ihren Umsätzen nicht nur Ihre geschäftlichen Ausgaben decken, sondern auch Ihre privaten Kosten, wie Miete und Lebenshaltungskosten. Um einen Überblick über die monatlichen Privatausgaben zu gewinnen, wird der sogenannte Unternehmerlohn berechnet.

Diese kalkulatorische Größe zeigt auf, viel Geld Sie als Unternehmer monatlich benötigen, um Ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Erst wenn der Unternehmerlohn in der Rentabilitätsplanung vom Betriebsergebnis abgezogen wurde, wird ersichtlich, ob das Unternehmen langfristig rentabel ist.

Finanzierung des Kapitalbedarfs

Nachdem Sie Ihren Kapitalbedarf ermittelt haben, stellt sich die Frage, wie Sie diesen finanzieren. Dazu dient die Finanzierungsplanung. Der Begriff Finanzierung bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen Mittel beschafft, um seinen Kapitalbedarf zu decken. Möglichkeiten zur Kapitalbeschaffung sind:

• Eigenkapital (z.B. Investoren, Eigentümer)
• Fremdkapital (z.B. Darlehen, Kredite)

Langfristige Überlegungen und Strategien für die Kapitalbedarfsplanung

Eigenkapitalquote

Zur Finanzierung einer Unternehmensgründung ist Eigenkapital natürlich die beste Variante. Je mehr Eigenkapital zur Verfügung steht, desto weniger ist man von Fremdkapitalgebern abgängig. Das Eigenkapital sollte im besten Fall 20–30 % des gesamten Kapitalbedarfs abdecken. Der Gründer zeigt mit dem eigenen Kapital nicht nur, dass er selber an seine Idee glaubt. Auch potentielle Geldgeber für zusätzliches fremdes Kapital legen in der Regel Wert auf eine hohe Eigenkapitalquote.

Fristigkeit der Kredite

Ein wichtiger Aspekt bei der Fremdfinanzierung ist die sogenannte Fristigkeit der Kredite. Mit Fristigkeit ist gemeint, über welche Dauer eine Finanzierung geplant ist. Hier spielt die zentrale Rolle, welche Einnahmen in Zukunft generiert werden können, denn mit den Einnahmen müssen dann wiederum die Kreditzinsen und Tilgungsraten bedient werden. Beispielsweise wird die Investition in Büromöbel keine direkten Einnahmen generieren können, weswegen hierfür langfristige Kredite notwendig sind. Mindestens ebenso langfristig finanziert werden müssen Grundstücke und Betriebsgebäude. Ihre Finanzplanung profitiert davon, wenn sie diese Aspekte ausreichend beachten.

5 Tipps um den Kapitalbedarf zu senken

Ein hoher Kapitalbedarf muss in der Regel durch Fremdkapital gedeckt werden. Damit einher gehen eine niedrigere Eigenkapitalquote und Fremdkapitalzinsen, die auf das Betriebsergebnis drücken. Angehende Unternehmer sollten deshalb prüfen, ob sich der ermittelte Kapitalbedarf senken lässt.

1. Tipp: Kosten einsparen

Prüfen Sie Ihre Ausgaben und laufenden Kosten. Hier gibt es erhebliches Sparpotenzial, zum Beispiel durch kritische Überprüfung Ihrer Verträge, wie Versicherungen oder durch Optimierung Ihrer Personalkosten. Überlegen Sie, ob Freelancer, Praktikanten oder Minijobber eine Alternative sind.

2. Tipp: Lagerbestand möglichst geringhalten

Prüfen Sie genau, ob Sie von Beginn an ein Lager benötigen und wie groß dieses sein muss. Nicht nur die Lagermiete ist ein Kostenfaktor, auch ein hoher Lagerbestand bindet Kapital. Vermeiden Sie Lagerbestände und prüfen Sie, ob Sie tatsächlich einen so großen Vorrat benötigen.

3. Tipp: Leasing

Durch Leasing können Sie effektiv Ihren Kapitalbedarf senken. Anstatt große Geldbeträge für den Kauf von teuren Vermögenswerten wie Maschinen, Fahrzeuge oder Technologie auszugeben, können Sie diese Gegenstände leasen und kleine monatliche Raten zahlen. Werden später entsprechende Überschüsse und Gewinne erwirtschaftet, kann das hierdurch erzielte Kapital für den Kauf dieser Sachwerte eingesetzt werden.

4. Tipp: Second-Hand

Erwägen Sie vor jeder größeren Anschaffung, ob es wirklich ein Neukauf sein muss oder ob auch Second-Hand in Frage kommt. Viel Geld lässt sich zum Beispiel mit dem Kauf gebrauchter Büromöbel sparen.

5. Tipp: Outsourcing von Dienstleistungen

Auf eigenes Personal zu verzichten und die Tätigkeiten outsourcen, ist eine weitere Möglichkeit, Kosten zu reduzieren. Typische Beispiele für Outsourcing von Dienstleistungen sind Kundenservice oder Call-Center sowie buchhalterische Tätigkeiten.

Kennzahlen des Kapitalbedarfs

Der Kapitalbedarf lässt sich für Produkte (jedoch nicht für Dienstleistungen) auch anhand von Kennzahlen ermitteln. Dabei wird unterstellt, dass der Kapitalbedarf geringer ist, je schneller ein Produkt verkauft wird. Hintergrund ist der Gedanke, dass für die Herstellung jedes Produkts auch Material eingekauft werden muss. Insofern ist es vorteilhaft, wenn möglichst wenig Zeit zwischen Materialeinkauf und Produktverkauf liegt.

Die Formeln lauten:

Kapitalbedarf = Umsatzerlöse/Umschlagshäufigkeit

Umschlagshäufigkeit eines Produkts = Jährlicher Umschlag/Durchschnittlicher Lagerbestand

5 Fehler, die Sie bei Ihrer Finanzplanung unbedingt vermeiden sollten

Der wohl größte Fehler überhaupt wäre es, gar keinen Kapitalbedarfsplan zu erstellen und die Kosten einfach auf sich zukommen zu lassen. So überzeugen Sie keineswegs potenzielle Kapitalgeber. Fehler, die Sie bei der Kapitalbedarfsplanung vermeiden sollten:

1. Setzen Sie den Kapitalbedarf nicht zu niedrig an und streben Sie langfristige Kredite an. Bedenken Sie, dass es lange dauern kann, bis sich ihre angestrebten Umsatzprognosen realisieren lassen. Denken Sie immer an unverhoffte Zwischenfälle, wie zum Beispiel Reparaturen. Entwerfen Sie ein „Worst Case“ Szenario, um auch hierfür, hoffentlich nur in der Theorie, vorbereitet zu sein.
2. Das geplante Eigenkapital steht nicht in vollem Umfang zur Verfügung.
3. Es wird nicht bedarfsgenau kalkuliert. Leicht zu unterschätzen sind beispielsweise Lohnnebenkosten.
4. Nicht ausreichend Etat wird für das Marketing eingeplant.
5. Die anfallenden Steuern und Kapitalzinsen werden nicht ausreichend berücksichtigt.

Fazit

Nehmen Sie sich Zeit für die Kapitalbedarfsplanung und schätzen Sie Ihren Kapitalbedarf so realistisch wie möglich ein. Das ist nicht nur wichtig, um Finanzierungsbedarf rechtzeitig zu erkennen, sondern auch maßgeblich für die Existenz Ihres Unternehmens.

Bei einer zu niedrigen Schätzung riskieren Sie, dass Ihr Geld letztendlich nicht ausreicht. Die Folge sind Liquiditätsengpässe und teure Nach- oder Zwischenfinanzierungen. Eine zu großzügige Schätzung führt zu einer unnötigen Zinsbelastung durch zu hohe Kredite.

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie eine solide Kapitalbedarfsplanung erstellen und worauf Sie dabei achten müssen. Dank der kostenlosen Excel Vorlage und unserer wertvollen Tipps können Sie im Handumdrehen Ihren Kapitalbedarf ermitteln und auf Einsparpotenziale prüfen.

FAQ

1. Wo erhalte ich einen Kapitalbedarfsplan als Vorlage in Excel?

Eine vollständige Kapitalbedarfsplanung ist in den Finanzplänen unserer Businessplan Vorlagen enthalten. Dank hinterlegter Formeln sind alle Finanzplan-Tabellen miteinander verknüpft und die Ergebnisse werden automatisch aktualisiert.

2. Wann benötige ich einen Kapitalbedarfsplan?

Einen Kapitalbedarfsplan benötigen Sie, wenn Sie den finanziellen Bedarf für Ihr Unternehmen, sei es bei der Gründung, Expansion oder Umstrukturierung, realistisch einschätzen und die entsprechende Finanzierung sicherstellen wollen.

3. Welche Kosten müssen im Kapitalbedarfsplan erfasst sein?

Der Kapitalbedarf wird üblicherweise in langfristige Investitionen (Anlagevermögen), mittel- und kurzfristige Investitionen (Umlaufvermögen oder Betriebsmittelkosten) und Gründungskosten unterteilt.

4. Was ist der Unterschied zwischen Umlauf- und Anlagevermögen?

Anlagevermögen ist für die langfristige Nutzung im Geschäftsbetrieb vorgesehen (gemäß § 247 Abs. 2 HGB). Im Gegensatz dazu ist das Umlaufvermögen nicht langfristig für den Geschäftsbetrieb vorgesehen, sondern wird im Produktionsprozess verbraucht. Das Gesamtvermögen eines Unternehmens setzt sich aus Anlage- und Umlaufvermögen zusammen.

5. Was ist die Goldene Finanzierungsregel?

Die goldene Finanzierungsregel besagt, dass langfristige Investitionen, wie zum Beispiel Anlagevermögen, langfristig finanziert werden sollten, während kurzfristige Vermögensgegenstände wie Umlaufvermögen durch kurzfristige Mittel gedeckt werden sollen.

6. Was ist unter Kapitalstruktur zu verstehen?

Die Kapitalstruktur bezieht sich auf die Zusammensetzung der Finanzierung eines Unternehmens durch Eigenkapital und Fremdkapital. Sie zeigt auf, in welcher Höhe das das Anlagevermögen durch Eigenkapital gedeckt ist und inwiefern das Umlaufvermögen durch das Fremdkapital.

7. Was ist Kapital?

Der Begriff Kapital hat, je nach Betrachtungsweise, etwas unterschiedliche Definitionen. Dies gilt es zu berücksichtigen, wenn Sie einen Kapitalbedarfsplan erstellen. In der Volkswirtschaft steht der Begriff für alle an der Produktion beteiligten Mittel. Das Kapital ist in dieser Definition der dritte Produktionsfaktor neben Arbeit und Boden. Man spricht vom sogenannten Kapitalstock: Das sind zum Beispiel Werkzeuge, Rohstoffe und Maschinen.

In der Betriebswirtschaftslehre bezieht sich der Begriff Kapital auf die Mittelherkunft des Unternehmens. Hier sind Fremdkapital und Eigenkapital die zentralen Aspekte des Kapitals, welche in der Bilanz auf der Passivseite abgebildet werden.

8. Wozu dient die Kapitalbedarfsplanung bei einer Unternehmensgründung?

Im Zusammenhang mit einer Existenzgründung hat der Kapitalbedarf immer eine zentrale Stellung. Um die Anschaffung von erforderlichen Maschinen und anderen Produktionsmitteln zu gewährleisten, werden die entsprechenden Gelder benötigt. Da diese Gelder meist nicht ausreichend durch Eigenkapital gedeckt werden können, müssen in der Regel Kredite in Anspruch genommen werden.

Die Kapitalbedarfsplanung ist die Basis für die Finanzierungsplanung. Erstere zeigt die Mittelverwendung, zweitere die Mittelherkunft. Der Gründer muss also zum einen darstellen, wofür er die finanziellen Mittel braucht (Kapitalbedarf), und wo er diese Mittel herbekommen will (Finanzierung).

9. Was versteht man unter Mittelherkunft und Mittelverwendung?

Im Anschluss an die Kapitalbedarfsplanung stellt sich die Frage, woher die Gelder zur Finanzierung des Unternehmens kommen sollen. Die Gelder müssen dabei nicht zwingend aus einer einzigen Quelle entstammen. Dann rücken die Begriffe Mittelherkunft und Mittelverwendung in den Mittelpunkt.

 Neben dem Eigenkapital ist oftmals der Bankkredit die naheliegende Möglichkeit, finanzielle Mittel zu beschaffen. Darüber hinaus lohnt es sich aber möglicherweise, nach Fördermitteln Ausschau zu halten. Für Start-ups und Unternehmensgründer gibt es ein breites Spektrum an Förderprogrammen. Einer der beliebtesten Ansprechpartner für Gründer ist dabei die KFW-Bank (Kreditanstalt für Wiederaufbau). Und natürlich gibt es auch zahlreiche erfolgreiche Unternehmer und Wirtschaftsexperten, die auf der Suche nach guten Ideen sind und sich gerne bei einem Start-up als Investor beteiligen.

Übrigens: Lediglich 15 von 100 Existenzgründern der klein- und mittelständischen Unternehmen nutzen die Chance, Fördermittel zu erhalten. Einer der Hauptgründe hierfür ist die Unkenntnis, welche Fördermittel überhaupt zur Verfügung stehen.